ビジネスメールに使える便利な表現６選

汎用性の高いフレーズを使えるようにしておこう

仕事におけるコミュニケーションでテキスト（文章）を使う機会が増えつつあります。ふだんはあまり使わないものの、仕事のやり取りで重宝する表現や言い回しは覚えておくと、スマートに会話が進みます。

 「存じます」は、「思う」や「知る」の謙譲語「存ずる」に丁寧語の「ます」を添えた、相手を立てる敬語表現です。同僚や部下に対して使うにはやや堅苦しい表現ですが、相手が目上の人や上司、取引先であれば、丁寧で誠実な印象を与えることができます。

また、自分の意見を伝えるときにも「存じます」を重宝します。「Ａ案がよろしいかと存じます」という具合に、へりくだりながらも、しっかりと自分の意見を伝えることできるからです。「ありがたく存じます」「光栄に存じます」のように、お礼を伝えるときにも使いやすいフレーズです。

 「幸い」は、◯◯してくれたら「（私は）嬉しい」「（私は）ありがたい」という意味です。「○○してください」とストレートな命令調で書くよりも、文面の印象が丁寧かつソフトになります。

ただし、そのソフトさゆえ、相手に対する拘束力は“ユルめ”です。期限を厳守してもらいたいときは「28日（月）までに写真データをお送りいただけますよう、何卒お願い申し上げます」と強めにお願いする必要があります。相手が目上のときは「幸いです」の代わりに「幸甚です」や「幸いに存じます」と書くのもよいでしょう。

 「○○したいと思います」や「○○したいため」というニュアンスの文章を書きたいときに「～したく」という表現が使えます。「〜したく」を使うと、くどくどしさが消え、スッキリと丁寧な印象を与えることができます。

なお、①でお伝えした「存じます」と組み合わせた「○○したく存じます」も、メールで使える頻出フレーズです。「アイデアをお聞かせいただきたく存じます」という具合です。

「査収」とは「金銭や書類などをよく調べて受け取る」という意味です。相手に確認してもらいたい書類（請求書や見積書、企画書など）を送るときなどに適した表現です。

なお、こちらの都合で送る資料（自社商品の案内資料など）については「ご査収」ではなく、「お時間のあるときにご覧ください」「○○をご笑納ください」という表現を使うといいでしょう。

 「拝」は「謹んで」という意味を含む謙譲語。目上の人や取引先など相手に敬意を示すことができます。自分がへりくだる謙譲語ですので「拝見いただけますよう〜」や「拝聴いただけましたでしょうか」のように、相手の行為に使うのは間違いです。

ちなみに、これらの言葉に「いたす」をつけて「拝受いたしました」とするのは、ひとつの単語にふたつ以上の敬語を重ねる「二重敬語」です。しかし、実際には使用している人も多いため（習慣として定着してきているため）、もはや「誤り」と言い切れません。

 確認を求められた際、「大丈夫です／結構です」と書くと、イエスとノーのどちらなのかがわかりにくくなります。イエスの意味で使うときは「問題ない」の丁寧語である「問題ありません（ございません）」と書きましょう。

なお、「問題ございません」は「よろしいです。結構です」という許可を示す意味でも使われるので、人によっては“上から目線”と感じる人もいるようです。目上の人や取引先に「それでOK」というニュアンスを伝えたい時は「ご案内いただいた方法で進めていただけますと幸いです」のように、具体的な言葉で置き換えるようにしましょう。

以上、仕事のメールで使える便利な表現をご紹介しました。場面や相手との関係性に応じて、上手に使い分けましょう。