「ダメ件名」のメールで、読まれずにゴミ箱行きを防ぐ方法

あなたが送ったそのメールは開封されていますか？

あなたはメールの件名を書くときに、どれくらい気を配っていますか？　

メールの受信者が真っ先に確認するのがメールの件名です。件名を目にした瞬間に、誰からどのようなメールが送られてきたのかを判断します。

１日に２、３通のメールしか受信しない人であればまだしも、世の中には、１日に数十件、数百件のメールを受信する人もいます。そのような人たちのなかには、メールが送られてきた順ではなく、自身にとって優先順位が高い順にメールを開封していく人もいます。

送られてきたメールの件名が「よくわからない」「自分に関係がなさそう」「読む気になれない」「なんだかアヤシイ……」と思われた時点で、開封を後回しにされてしまうかもしれません。件名があまりにいい加減だと「迷惑メールかな？」と思われて、迷惑メールフォルダーやゴミ箱に入れられてしまうこともあります。

メール受信者に喜ばれる“親切な件名”とは？

仮にあなたが、この件名のメールを受け取ったときに、すぐに開封したいと思いますか？　

開封はおろか「もしかしたらスパムメールかも？」と不審に感じるのではないでしょうか。なかには「用件はいったい何なんだ？」と腹立たしく感じる人もいるかもしれません。

このメールが、もし本当に仕事上のやり取りのためのものだとしたら、完全にアウトです。受信者のことをまったく考えずにつけた“自分勝手な件名”といえます。

この件名であれば、見た瞬間に、どんな内容のメールであるかが、ある程度わかります。少なくとも、迷惑メールと勘違いされて削除されることはないでしょう。

「お疲れ様です」の件名よりは、メールの開封率や、開封までのスピードも高まるはずです。仮に、すぐに開封してもらえなくても、メーラーの受信ボックスで「外構工事の件」という文字が見えているので、完全に忘れられてしまうことはありません。

もちろん、この件名でも、まだまだ不十分と感じる人もいるでしょう。たしかに、受信者にとって、もう少しわかりやすく、メールの中身を見渡せる件名にすることもできそうです。以下のふたつはその一例です。

もちろん、件名をどこまで具体的に書くかは、メール送信者と受信者の関係性や、メール受信者の状況(情報)把握レベルによって変わります。大事なことは、受信者が、件名を見た瞬間にパっと理解できるようになっていることです。

一瞬で何について書かれたメールであるかが理解できる件名は、受信者のメール確認作業の負担を減らす役割を担っています。つまりは、受信者に喜ばれる“親切な件名”です。

「具体的に書く」を意識して件名をつけよう

「ぼんやりとした件名」や「意味不明な件名」「あいまいな件名」は百害あって一利なしです。受信者が目にした瞬間にメールの中身を把握できる。これがベストの件名です。

「重要」「お礼」「ご確認」「ご連絡」「お願い」「ご報告」「至急」「緊急」「お知らせ」などは、具体性を欠いた“送信者都合な件名”です。どうしても、使いたいときは、「【重要】ナビーズの会員登録システムの変更」のように、メールの中身を示す具体的な言葉も添えましょう。

また、「お世話になります」「おはようございます」「お久しぶりです」「お疲れ様です」「お願いがあります」「ご相談があります」「お仕事の件」など、あいさつや簡易的な表現のみの件名、「佐藤です」「○○編集部です」のように名前や名称だけの件名も、“不親切な件名”と言わざるを得ません。十分に注意が必要です。

メールの内容を端的に示そう！

なお、用件がふたつあるときは「ラフ案のご提案と３月３日のお打ち合わせの件」という具合に、どちらも表記するようにしましょう。ただし、ふたつの用件にまったく関連性がないときや、用件の重要性がそれぞれ高いときは、別々のメールで送ったほうが混乱や誤解が生じにくくなります。

なんでもかんでもひとつのメールに盛り込むやり方は、スマートとはいえません。原則は「１メール＝１用件」と心得ておきましょう。

メールの内容を端的に示す件名がついていないと、「読まれない」「返信が得られない」「相手の不信を買う」「信用を損ねてしまう」などの事態を招き、結局、送信者自身が困ることになります。たかが件名ではなく、されど件名です。いつでもメール受信者の立場に立って、件名をつけるようにしましょう。