新入社員を含めた新社会人や就活生に役立つ本をテーマ別に紹介する短期連載。第2回目は「伝える」がテーマ。職種や業種、口頭・文書といった手段の違いを問わず、誰かに物事を伝えるという行為を避けることはできません。

どうせなら「人に好かれる・褒められる」伝え方を身につけたいもの。そのために役立つ本を4冊ご紹介します(各書影をクリックすると、Amazonに遷移します)。

第1回はこちら:コミュ力から電話の取り方まで、仕事で必要な基礎とは?

まず原則から。相手が読みやすく、内容が正しく伝わる書き方とは?

『文章力の基本の基本』(阿部紘久 著)

報告書でもメールでも、仕事で文章を書くときに一番重要なのは「正確で無駄がなく、読みやすい文章」です。プライベートで書くような「自分で書きやすく、ウケを狙うような文章」は(メディアに掲載する記事など一部例外を除けば、)ほぼ必要とされません。

そうした実用第一の文章でも、書き慣れていくうちに自分の個性を交えた文章が書けるようになりますが、基本として最初に覚えておくべきなのは「簡潔で正確に伝わる書き方」です。そうすれば、重要な会議に書記として参加できたり……などと仕事の幅も広がっていくでしょう。

さて、弊社から出ている“書き方指南本”のうち、上記の「文章力の基本」シリーズは過去に何度か紹介していますが、改めて「どこに気をつけて書くべきなのか」について解説しましょう。

「中・上・なる(なります)」などの、無意味な飾りを取り去る(P.96-99より)

NG例

  • 今は約8割の人が病院で亡くなっている中、4割の人は在宅での看取りを希望しています。
  • このお電話の内容は、正確に対応する上で録音させていただくことがございます。
  • こちらが、土石流が発生した川になります

話し言葉でよく用いられている「~の中」「~する上で」「~になります」などの表現をそのまま文章にも入れ込む例が増えています。口頭での会話ではどことなく柔らかく響くのでそんなに気にならない人も多いでしょう。しかし、文章で使うと読み手に「曖昧で冗長な印象」や違和感を与えてしまいます。

例として3つ目の「なる」をとりあげてみましょう。「なる」にはいくつか意味がありますが、代表的なものとして「変化の表現(例:色が黄色くなる)」があります。そのため、文章でこのような表現が出てくるとパッと見では「何が『土石流が発生した川』に変化したの?」という違和感を与えかねません。

ビジネス文章を書くならば、このような無意味な飾りは取り払うのが望ましいです。上の3つの改善例は、次のとおりです。

  • 今は約8割の人が病院で亡くなっていますが、4割の人は自宅で看取られることを希望しています。
  • このお電話の内容は、正確に対応するために録音させていただくことがございます。
  • こちらの川で、土石流が発生しました

読みやすく伝わりやすい文章を書くコツは他にもあります。過去記事もあわせて参考にしてみてください。

好かれるモノの言い方・伝え方

『好かれる人が絶対しないモノの言い方』(渡辺由佳 著)

何度も繰り返しているように、仕事では「正確でわかりやすく、誤解が生まれないように伝えること」が一番大事ですが、あまりに直球な言い方だと相手の気分を害したり、相手にモヤモヤの種を植え付けてしまいます。要するに「モノには言い方ってものがある」ということです。