『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる

「文章を書くことがストレスです」
「文章を書くことが苦手で……」
「文章を書くのに時間がかかります」

そんな「文章アレルギー」の人は多いのではないでしょうか? しかし、文章を書けるかどうかは、仕事の成果や周囲の評価に大きく関わります。

そんな文章に関する「困った」にやさしく応えてくれるのが、『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』を著書にもつ、山口拓朗さんです。

この連載では、これまでライターとして数多くの取材・インタビューを経験した中から導き出した、「書くことが嫌い」を「書くことが好き」へと変える、文章作成のコツを教えてもらいます。

著者プロフィール

山口拓朗(やまぐち・たくろう)

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書に『「うまく言葉にできない」がなくなる 言語化大全』(ダイヤモンド社)、『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』(すばる舎)、『1%の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(以上、日本実業出版社)、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)、『ファンが増える!文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』(廣済堂出版)ほか多数。

人間関係を壊してしまう!? 残念なメール2パターン

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2019/02/06 16:52

(photo by FineGraphics/photoAC)

一生モノのスキルになる! 『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法<連載第12回>

伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に関する著書も多い山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回はコミュニケーションツールとしての文章作成のコツについて。

相手の表情が見えないメールは誤解を招きやすい

この連載の一覧はこちら

私たちは言葉(言語)だけでコミュニケーションを図っているわけではありません。意識する・しないにかかわらず、言葉以外の「非言語情報」を使いながら、相手との関係性を築いています。

通常、対面であれば、お互いの表情や態度、声色などを感じながら、コミュニケーションを図ります。誤解や行き違いが生じたと感じたら、その場で言い換えたり、補足情報を伝えたりすることで、誤解や行き違いを防ぐことができます。

一方、メールでのコミュニケーションの場合、お互いの表情をはじめとする「非言語情報」によるコミュニケーションが一切行えません。そうなると、文章を書く上で誤解を招かないよう、より細かい気遣いや心配りが必要となります。

メールを書く時に、このような“難しいコミュニケーション”であるという意識が抜け落ちてしまった場合、思いもよらぬディスコミュニケーション(相互不理解)が発生してしまい、人間関係を壊すことさえありえます。今回はそうした「残念なパターン」を2つご紹介します。

パターン1:素っ気ないメールで相手の心証を害する

ディスコミュニケーションを生むひとつめのパターンが「素っ気ないメール」です。メールの場合、書き手に悪気がなくても、文字情報のみのやり取りとなるため、どうしても「素っ気ない」と受け取られやすくなります。とくに「そんなのはダメです」のように、言い切り型の言葉を使いがちな人や、敬意を示すのが苦手な人は注意しましょう。

【×】 ○○は、まだですか?
【○】 ○○は、いかがでしょうか。

【×】 それは無理です。
【○】 ご希望に添えず、私どもも大変残念です。

【×】 必ず○○しておいてください。
【○】 ○○していただけると助かります。

【×】 ○○を忘れてました。
【○】 大変失礼いたしました。○○を失念しておりました。

このように、少し配慮するだけでも、文面の印象が大きく変わります。

なお、「まだですか?」と比較した「いかがでしょうか。」にはクエスチョンマーク(「?」)が入っていません。「?」を使うと、相手を責めるような、少し冷たい印象の文面になりがちです。相手が“納期破りの常習犯”であるなど、 相手をキツく問いただす意図がないときは、できる限り「?」の使用を控えましょう。

パターン2:感情任せのメールで相手の怒りを買う

仕事をしていると、ついカッとなってしまうこともあります。しかし、相手との信頼関係を壊したくないのであれば、たとえカッとなったときでも、感情的なメールを書いてはいけません。冷静に事実を伝えることに注力しましょう。

【×】 
>バナーのロゴが寂しい気がします。
>もう少し派手さを出していただけると助かります。

背景色が派手なので、ロゴを派手にしすぎると、見にくくなりますよ? 
それに、打ち合わせのときに「シンプル系」でいく旨はお伝えしたはずです。
今さら覆されても困ります。

【○】 
>バナーのロゴが寂しい気がします。
>もう少し派手さを出していただけると助かります。

ご意向に添えておらず、申し訳ございませんでした。
背景色とのメリハリを考えると、ほどよいバランスかと思いますが、
バナーの機能性を損ねない程度に、もう少し派手さを出してみます。
作り直しますので、16時までお時間いただけますか。
よろしくお願いいたします。

カッとなる気持ちはわかりますが、「×」の例文のように感情的なメールを送ってしまうと、相手との関係性が悪化する恐れがあります。人によっては「なんだ、この人の態度は。もう二度と頼まない」と思う人もいるかもしれません。

仕事のメールでは、よほどのことがない限りキレてはいけません。相手がお得意様(お客様やクライアント)であればなおのこと。もしも頭に血が上ったときは、すぐ返信するのではなく、頭が冷えるまで少し時間を置きましょう。

もちろん、「冷静に事実を伝えること」と「自分の意見を言わない」ことは似て非なるもの。完全服従型のやり取りもまたディスコミュニケーションです。社会人に求められるのは、自分の意見や主張、アイデア、助言などを、相手の気持ちを害さないよう、慎重かつ冷静に伝える能力です。

「メール=難しいコミュニケーションツール」という自覚をもとう

「○○さんて、ふだんはとても気さくでいい人なのに、メールになると、とたんに怖く(冷たく)感じられる」。そんな話をよく耳にします。多くの場合、そう思われてしまっている人に悪気はないのでしょう。メールでのやり取りが「非言語情報」を封じられた“難しいコミュニケーション”であることに気づいていないだけです(それが残念なことなのですが)。

逆にいえば、私たちがメールを書く側に立ったときには「非言語が使えない分、より慎重に言葉を紡ごう」という意識をもつ必要があります。素っ気ないメールや、感情任せのメールを書いて損をするのは、メールを書いた人自身であることを肝に銘じておきましょう。

もっとも、コミュニケーションは相手との関係性によって変化するものです。「とりあえず丁寧にしておけばいい」という考え方もまた危険です。コミュニケーション上手は仕事上手。とりわけメールは、現代ビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーションツールです。

いつでも相手の立場や性格、現時点での自分との関係性などを意識しながら、その都度、最適な言葉や表現を選ぶようにしましょう。

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そもそも文章ってどう書けばいいんですか?

「文章を書くことがストレス」「書くのに時間がかかりすぎる」「そもそも頭のなかにあることを文章にできない」……本書はそうした「文章アレルギー」のある人たちに、マンガを織り交ぜながら、わかりやすく文章の書き方をレクチャーしていきます。

著者:山口拓朗

価格:¥1,400-(税別)

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