“伝わる”ビジネス文章を書くための５つのポイント

このように、文章の冒頭で結論を明確にすることで、読む人の理解度が格段に高まります。

ポイント2：文脈を整える

文章の流れ、つまり文脈が整っていないと、読む人は迷ってしまいます。情報が「Ａ→Ｂ→Ｃ→Ｂ→Ｃ→Ａ」のように脈絡なく並んでいると、理解が妨げられるからです。

ＡならＡ、ＣならＣという具合に、同一の情報をまとめる意識が肝心。「Ａ→Ｂ→Ｃ」とスムーズな流れにすることによって、読む人のストレスが軽減されて、理解が進みやすくなります。

ポイント3：説明不足を避ける

ビジネスの現場では、専門用語や業界用語が多用されることがあります。しかし、読む側のすべてがその用語を理解しているわけではありません。とくに、読む人の知識レベルや読解レベルが低いと判断した際は、そのつど適切な説明を添えましょう。

ポイント4：ビジュアルを工夫する

段落のない「文字がぎっちり」な文章は読みにくいもの。適切な段落分けを行うことで、情報の区切りや構造が明確になり、読む人の理解を助けることができます。

なお、情報ごと（段落ごと）の区切りを明確にしたいときは、適切な接続詞を使ったり、段落の前後に空白の行（スペース）を用いたりする方法もおすすめです。

また、漢字とひらがなのバランスも文章の読みやすさに影響します。理想のバランスは、「漢字が3割、ひらがなが7割」と言われています。このバランスを意識することで、読む人に負担がかかりにくくなります。

なお、オンライン上で文章を書く際は、文字そのものにも工夫を凝らしましょう。文字（フォント）の選択はもちろん、文字の色や配置、全体のバランスなど、さまざまな要素が読みやすさに影響を与えます。必要に応じて、太字（ボールド）やイタリック、下線、網掛け（マーカー）、囲み線などの使用も検討しましょう。

ポイント5：不要な情報は省く

情報過多は、読む人にとってノイズになります。伝えたいことを明確にするためにも、不要な情報は省きましょう。不要な情報とは、ビジネス文章においては「読む人にとって価値の低い情報」のことを指します。不要な情報を見極めるためにも、あらかじめ読む人のニーズを把握しておきましょう。

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ビジネスシーンで文章を書く際は、お伝えした１〜５のポイントを踏まえたうえで、さらに「読む人の立場に立った考え方」を大切にしましょう。

相手は何を知りたいのか、どんな情報を求めているのか、どの順番で情報を得たいのか、どのような文体が読みやすいのか、どのような言葉が理解しやすいのか――これらを常に「読む人の視点」で考慮することで、わかりやすい文章を書く確率が向上します。

山口拓朗（やまぐち・たくろう）

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書は『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』（すばる舎）、『１％の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（以上、日本実業出版社）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）、『ファンが増える！文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』（廣済堂出版）ほか多数。