『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる

「文章を書くことがストレスです」
「文章を書くことが苦手で……」
「文章を書くのに時間がかかります」

そんな「文章アレルギー」の人は多いのではないでしょうか? しかし、文章を書けるかどうかは、仕事の成果や周囲の評価に大きく関わります。

そんな文章に関する「困った」にやさしく応えてくれるのが、『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』を著書にもつ、山口拓朗さんです。

この連載では、これまでライターとして3000件以上の取材・インタビューを経験した中から導き出した、「書くことが嫌い」を「書くことが好き」へと変える、文章作成のコツを教えてもらいます。

著者プロフィール

山口拓朗(やまぐち・たくろう)

伝える力【話す・書く】研究所主宰。出版社で編集者・記者を務めたのちに独立。これまでライターとして3000件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「書かずにうまくなる段取り文章術」「論理的に伝わる文章の書き方」「好意と信頼を獲得するメール文章術」「すらすら書ける文章テンプレート活用法」等、その日から使える実践的ノウハウを提供。また、2016年より中国の5大都市で「SuperWriter養成講座」を定期開催中。

著書に『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(共に日本実業出版社)ほか多数。文章作成の本質をとらえたノウハウは言語の壁を超えて高く評価されており、中国、台湾、韓国など海外でも翻訳されている。

メールやチャットで自分の意見を伝えていますか?

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2023/05/02 11:50

Andrew Martin/Pixabay

一生モノのスキルになる!
『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法  <連載第63回>

伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に精通する山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回は「意見の上手な伝え方」について。

「遠慮して意見を書かない」は百害あって一利なし

あなたはメールやチャットで相手とコミュニケーションを図る際に、自分の意見をしっかりと伝えられていますか? 

何かしらの意見があるにもかかわらず、相手に伝えられずにいるとしたら注意が必要です。長期的に見た場合、仕事と人間関係の両面において何かしらの不具合が生じやすくなります。

たとえば、あなたと同僚の小林さんが「半年前に導入したポイントカード」についてやり取りしていると仮定しましょう。小林さんは「ポイントカード廃止」に賛成の立場ですが、あなたは〈ポイントカードはあったほうがいい(=ポイントカード賛成)〉と思っています。

【チャット:👤小林さん→あなた
ポイントカードの利用者数が思いのほか伸びていません。この際、ポイントカードの廃止も検討しましょう。

【チャット:あなた→👤小林さん】
そうですね。お客様の意見も聞きながら決めていきましょう。

これがあなたの本心なら何ら問題ありません。しかし、あなたの本心は〈ポイントカードはあったほうがいい(=ポイントカード賛成)〉です。つまり、心と言葉が一致していない状態です。

いくら心で思っていたとしてもそれを言葉で伝えなければ、(当たり前のことですが)伝わりません。仕事における大事な意見を言わない。これは、相手や仕事、何より自分自身に対して“不誠実”な態度と言えるでしょう。

【チャット:あなた→👤小林さん】
個人的には、カード発行からわずか半年で廃止することには反対です。
少数ではありますが、お客様の中にはポイントカードを愛用し、お店に来ることをとても楽しみにしてくれている方もいます。
せめて1年間は様子を見てもいいのではないでしょうか。

このように自分の意見(本心)を伝えることが大切です。自分の意見を持つことは何も悪いことではありません。仕事の現場でそれぞれが意見を出し合うことはむしろ健全です。

対して、相手に忖度する、あるいは、おもねることによって、自分の意見にフタをしてしまうのは不健全です。あなたの存在意義そのものが問われるだけでなく、精神衛生上もよくありません。

メールやチャットで意見を書くときのポイント

謙虚でありながらも、決して遠慮はしない。ビジネスパーソンであれ、持っておかなくてはいけないマインドです。以下は、自分の意見を伝えるときのポイントです。

・自分の意見を明確に伝える(あいまいな伝え方をしない)
・「強すぎる口調」や「弱すぎる口調」は避ける
・相手の意見(反対意見など)を否定しない
・場面によっては「私見ですが」「個人的な意見ですが」のような言葉を添える
・場面によっては「不躾ながら〜」「僭越ながら〜」「失礼ながら〜」などの“クッション言葉”を入れる

言うまでもありませんが、あなたの意見が、そもそも「仕事の目的」からズレていては本末転倒です。自分の意見を伝えるときは、その意見が「仕事の目的」と関係しているかについても、十分に考えなければいけません。

なお、万が一、相手と議論や意見交換が白熱したときは、以下のような言葉を添えてもいいでしょう。お互いの信頼関係が強まります。

・本音で意見交換できて良かったです。
・忌憚のない意見交換ができて光栄でした。
・建設的な意見交換ができて嬉しいです。

仕事でのコミュニケーションは、メールやチャットが主流になりつつあります。メールやチャットで(相手に意見や立場に配慮しつつも)自分の意見を伝えられる人は、取りも直さず“仕事がデキる人”です。

あなたが「謙虚」だと思っていることは、もしかしたら、生産性の低下を招く「遠慮」ではないでしょうか。「謙虚であること」と「遠慮すること」は似て非なるものです。遠慮を捨てて、自分の意見を伝えていきましょう。


山口拓朗(やまぐち・たくろう)

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書は『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』(すばる舎)、『1%の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(以上、日本実業出版社)、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)、『ファンが増える!文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』(廣済堂出版)ほか多数。

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