タイパをよくするメールのテンプレート活用術

テンプレートに頼りきることは禁物

このように、よく使うメールの文面をテンプレート化しておくことによって、メール作成の時間短縮を図ることができます。その結果、本業に集中でき、仕事の効率と生産性を高めることができるのです。

ただし、テンプレートを使うときは、そのまま使ってもＯＫかどうか注意深くチェックする必要があります。

たとえば、「○」「●」「▲」「△」などの記号（空きスペース）が残ったまま送ってしまうのはNGです。相手にいぶかしがられたり、「雛形を使って（安直に）送ってきたのか」と思われるなどして、心証を悪くしてしまう恐れがあります。おかしな内容、不自然な記述になっていないか、必ず見直してから送信しましょう。

場合によっては、相手向けの特別な情報を盛り込んだり、お礼のメッセージを添えたりするなど、臨機応変にアレンジする必要もあります。社会人に必要なのは、タイパ（時間対効果）の意識と「テンプレート＋α」で書く技術です。

山口拓朗（やまぐち・たくろう）

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書は『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』（すばる舎）、『１％の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（以上、日本実業出版社）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）、『ファンが増える！文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』（廣済堂出版）ほか多数。