『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる

「文章を書くことがストレスです」
「文章を書くことが苦手で……」
「文章を書くのに時間がかかります」

そんな「文章アレルギー」の人は多いのではないでしょうか? しかし、文章を書けるかどうかは、仕事の成果や周囲の評価に大きく関わります。

そんな文章に関する「困った」にやさしく応えてくれるのが、『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』を著書にもつ、山口拓朗さんです。

この連載では、これまでライターとして3000件以上の取材・インタビューを経験した中から導き出した、「書くことが嫌い」を「書くことが好き」へと変える、文章作成のコツを教えてもらいます。

著者プロフィール

山口拓朗(やまぐち・たくろう)

伝える力【話す・書く】研究所主宰。出版社で編集者・記者を務めたのちに独立。これまでライターとして3000件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「書かずにうまくなる段取り文章術」「論理的に伝わる文章の書き方」「好意と信頼を獲得するメール文章術」「すらすら書ける文章テンプレート活用法」等、その日から使える実践的ノウハウを提供。また、2016年より中国の5大都市で「SuperWriter養成講座」を定期開催中。

著書に『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(共に日本実業出版社)ほか多数。文章作成の本質をとらえたノウハウは言語の壁を超えて高く評価されており、中国、台湾、韓国など海外でも翻訳されている。

タイパをよくするメールのテンプレート活用術

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2023/04/05 11:47

fujiwara24092590_s/Photo AC

一生モノのスキルになる!
『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法  <連載第62回>

伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に精通する山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回は「メール作成の効率化」について。

よく使う文面は、テンプレートを用意しておこう

毎日、メールのやり取りに忙殺されている——ビジネスパーソンの中には、そんな悩みを抱えている人も少なくないはずです。メール作成に費やす時間は馬鹿になりません。仕事柄、よく書く内容のメールがあるなら、あらかじめ文面をテンプレート(定型文・雛形)化しておくと重宝します。

テンプレートには「○」「●」「▲」「△」などの記号で空きスペースを設けておきます。これらの記号部分は、そのつど、届ける相手に応じて書く内容を変えるところです。

以下、テンプレートの例をいくつかあげてみましょう。

【◯◯をメールで送付する際のテンプレート】

●●様

お世話になっております。
株式会社アップリンクスの山口です。

ご依頼いただいた○○をお送りいたします。
データ(PDF)を添付しておりますので、よろしくご査収願います。

何か不備などございましたら、お知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

【受け取り確認メールのテンプレート】

●●様

いつもお世話になっております。
株式会社アップリンクスの山口です。

◯◯をお送りいただき、ありがとうございます。
たしかに拝受しました。

拝読のうえ、改めてご連絡いたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。

【日程候補の案内メールのテンプレート】

●●様

お世話になっております。
株式会社アップリンクスの山口です。

ご返信いただき、ありがとうございます。
興味をお持ちいただき、嬉しいです。

早速ですが、一度打ち合わせの時間をいただけますと幸いです。

私の都合で申し訳ございませんが、
来週であれば、下記の日時が空いております。
いかがでしょうか。

■◯月◯日(◯)◯時〜◯時
■◯月◯日(◯)◯時〜◯時
■◯月◯日(◯)◯時〜◯時

ご都合がつかないようでしたら、
再来週以降で、●●様のご都合の良い日時をお知らせください。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

テンプレートに頼りきることは禁物

このように、よく使うメールの文面をテンプレート化しておくことによって、メール作成の時間短縮を図ることができます。その結果、本業に集中でき、仕事の効率と生産性を高めることができるのです。

ただし、テンプレートを使うときは、そのまま使ってもOKかどうか注意深くチェックする必要があります。

たとえば、「○」「●」「▲」「△」などの記号(空きスペース)が残ったまま送ってしまうのはNGです。相手にいぶかしがられたり、「雛形を使って(安直に)送ってきたのか」と思われるなどして、心証を悪くしてしまう恐れがあります。おかしな内容、不自然な記述になっていないか、必ず見直してから送信しましょう。

場合によっては、相手向けの特別な情報を盛り込んだり、お礼のメッセージを添えたりするなど、臨機応変にアレンジする必要もあります。社会人に必要なのは、タイパ(時間対効果)の意識「テンプレート+α」で書く技術です。


山口拓朗(やまぐち・たくろう)

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書は『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』(すばる舎)、『1%の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(以上、日本実業出版社)、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)、『ファンが増える!文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』(廣済堂出版)ほか多数。

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