『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる

「文章を書くことがストレスです」
「文章を書くことが苦手で……」
「文章を書くのに時間がかかります」

そんな「文章アレルギー」の人は多いのではないでしょうか? しかし、文章を書けるかどうかは、仕事の成果や周囲の評価に大きく関わります。

そんな文章に関する「困った」にやさしく応えてくれるのが、『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』を著書にもつ、山口拓朗さんです。

この連載では、これまでライターとして数多くの取材・インタビューを経験した中から導き出した、「書くことが嫌い」を「書くことが好き」へと変える、文章作成のコツを教えてもらいます。

著者プロフィール

山口拓朗(やまぐち・たくろう)

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書に『「うまく言葉にできない」がなくなる 言語化大全』(ダイヤモンド社)、『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』(すばる舎)、『1%の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(以上、日本実業出版社)、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)、『ファンが増える!文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』(廣済堂出版)ほか多数。

もう1度確認したい文章の基本「5W3H」

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2021/09/08 16:34

一生モノのスキルになる! 『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法<連載第43回>

伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に関する著書も多い山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回は、文章を書くのに欠かせない「5W3H」について。

物事を正確に伝える基本は「5W3H」

武田さんは買ってきました。
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いきなりですが、あなたは、この文章にどんな印象を持ちましたか?

おそらく「どういう意味?」と首をひねったのではないでしょうか。意味が伝わらないのは、本来必要な「5W3H」が盛り込まれていないからです。「5W3H」とは、物事を正確に伝える際に用いる基本要素です。

「5W3H」

When:いつ・いつまでに【期限・期間・時期・日程・時間】
Where:どこで・どこへ・どこから【場所・行き先】
Who:誰が・誰に【対象者・担当・分担・役割・メンバー】
What:何を・何が・どんなこと&ものを【目標・要件・案件・物・課題】
Why:なぜ・どうして・なんのために【目的・理由・根拠・原因・動機】

How:どのように・どうやって【方法・手段・手順・プロセス】
How many:どのくらい・どの程度【数量・規模】
How much:いくら【金額・価格・費用】

冒頭の文章も必要な「5W3H」が盛り込まれていれば、読む人が首をひねることはなかったはずです。以下は、抜け落ちていた「5W3H」の一例です。

■「When」:今日の午前中
■「What」 : 誕生日ケーキを
■「Where」 : 六本木の人気ケーキ店「BROW」で
■「How many」 : 直径20センチ以上ある(ケーキを)

以下は、これらの情報を用いて書いた文章です。

今日の午前中、武田さんは、六本木の人気ケーキ店「BROW」で、直径20センチ以上ある誕生日ケーキを買ってきました。

必要な情報の量が増えたことで理解度が格段に高まりました。ケーキを買ってきた理由も入れたければ「Why」の情報、ケーキの金額も入れたければ「How much」の情報を盛り込めばOKです。

正確な情報伝達は信頼度UPにつながる

「5W3H」の抜け落ちは、文章の書き手にとって致命傷になりかねません。なぜなら、文章でのやり取りは会話のように相手から「それってどういう意味?」と突っ込んでもらいにくいからです。つまり、書き手の知らないところで、読み手に「この人の文章はよくわからない……」と、そのままスルーされてしまうのです。もちろん、書き手の真意が相手に理解されることはありません。

スルーされるだけならまだマシです。場合によっては、誤解やトラブルを招き、書き手の信用を下げてしまうこともあります。あるいは、仕事上で大きな損失を出してしまう恐れも。とくにビジネスシーンで文章を書くときには、「5W3H」のどの情報を盛り込むべきか、そのつど十分に検討する必要があります。

小林部長、お疲れさまです。残念ながら採用には至りませんでした。

多忙を極める小林部長は、部下から届いたこのメールを読んでイラっとしました。「どの案件の話だ?」。このメールには小林部長が知りたい「5W3H情報」のほとんどが抜け落ちています。

■「When」:昨日/3日
■「Where」:A社の赤坂支店
■「Who」:小林部長の部下/A社の飯田社長
■「What」:動画プロモーション企画のプレゼンテーション(プレゼン)の件/その企画が不採用になった件
■「Why」:コスト面(予算面)で折り合わない
■「How many」:手応えはあった(企画内容への評価は高かった)

以下は、これらの「5W3H」を盛り込んで書いた文章です。

小林部長、お疲れさまです。昨日(3日)、A社の赤坂支店にて「動画プロモーション企画」のプレゼンをしてきました。結果は不採用でした。企画内容には高い評価をいただきましたが、飯田社長いわく「コスト面(予算面)で折り合わない」との理由でした。

必要な「5W3H」を盛り込んだこのメールであれば、小林部長が大きな不明点や疑問点を抱くこともないでしょう。

「5W3H」はあらゆる文章で求められる情報です。必要な「5W3H」が抜け落ちることによって、せっかくの有益な情報が間違った形で伝わってしまう。せっかくの魅力的な提案を受け入れてもらえない。せっかくのすばらしい商品・サービスに興味を持ってもらえない――など、悲劇を招きやすくなります。

あなたがいま書こうとしている文章はどうですか? 読む人が理解・納得するために必要な「5W3H」は、きちんと盛り込まれていますか? 相手が理解・納得するうえで必要な「5W3H」の抜け落ちに注意しましょう。

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そもそも文章ってどう書けばいいんですか?

「文章を書くことがストレス」「書くのに時間がかかりすぎる」「そもそも頭のなかにあることを文章にできない」……本書はそうした「文章アレルギー」のある人たちに、マンガを織り交ぜながら、わかりやすく文章の書き方をレクチャーしていきます。

著者:山口拓朗

価格:¥1,400-(税別)

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