誤解をまねく文章は「前提の共有」をしていない！

仕事で一番最初にすべきは「前提の共有」！

メールを含むビジネス文章でたびたび起る誤解。その原因のひとつが「前提」の省略です。仕事をするうえで物事の前提を共有しておくことは重要です。

たとえば、人材育成をする際に「即戦力を育てる」のと「長期的な戦力を育てる」のとでは、作成するカリキュラムは大きく変化するはずです。そういった前提が、先々の判断や行動を決めるのです。

仕事で文章を書くときに前提の認識がズレると、成果達成しにくくなるほか、思わぬミスやトラブルを引き起こしかねません。コミュニケーションにおいて前提の共有は必須なのです。

以下は、仕事のプロジェクトを進める前に共有するべきおもな前提です。

• このプロジェクトの目的・目標は？
• このプロジェクトのルールや手順は？
• このプロジェクトの予算・期限は？

こういった前提を省いてしまう原因としては“思い込み”があります。つまり「そんなこと（前提）、わざわざ言わなくてもわかっているだろう」と、書き手が勝手に判断してしまうのです。これでは誤解を招くリスクが高まるのも当然です。

前提が変われば、仕事の成否も変わる！？

文章を書くときには、そのつど、文章を読む人の前提認識レベルを見極める必要があります。少しでも「相手は前提を認識していないかも？」と感じたら、必要な説明を省いてはいけません。

このネット販売会の最大の目的は「商品Aの700個販売」でした。原文では、この重要な前提に触れていません。書いた本人が前提を理解していないのか、あるいは、前提を書き忘れたのか。どちらなのかはわかりませんが、いずれにしても、これでは相手に「今回のネット販売会＝成功した」と誤解を与えかねません。

一方の修正文は、前提を正しく理解しており、アクセス数と購入者数は多かったものの「成功とは言い難い」ことがわかります。当初の目標（前提）を示すことで、読む人が誤解する余地をなくしています。

前提をしっかり書くことは、前提を忘れてしまっている恐れのある人にとっても大きな“助け舟”にもなるのです。

提案・企画では「背景説明」が重要

「前提」と似た言葉に「背景」があります。前提同様、背景を省略してしまうと誤解を招く恐れがあります。とくに提案や企画を伝えるときには背景説明は必須です。

以下は、社員Aさんによる社内への提案です。

 提案内容は明快ですが「どうしてそれをする必要があるのか？」についての記述がありません。この提案に至った背景が書かれていない状態です。以下の文章を添えることで提案内容の説得力が高まります。

 このような背景がわかれば、提案内容の意義をより強く感じることができるでしょう。もっと言えば、こうした背景こそが、実は提案や企画の採否を左右する重要な要素なのです。

前提と同様に「わざわざ言わなくてもわかっているだろう」という“思い込み”は禁物です。背景を説明しなければ、提案や企画の必要性を理解してもらうことは至難の業でしょう。

あなたが書こうとしているその文章に、必要な前提や背景説明は盛り込まれていますか？　前提や背景を伝えることで、やり取りにムダやロスがなくなり、仕事の効率と生産性も高まっていくはずです。