なるほど！と思ってもらえる文章に必要な２つの視点

伝わらない原因はどこにある？

「メールや企画書を書いても、なかなか意図が伝わらない」「せっかく丁寧に書いたのに、なぜか伝わらない」——そんな“モヤモヤ”を抱えているビジネスパーソンは少なくありません。その原因のひとつに、言葉の“抽象度”をマネジメントできていない点が挙げられます。

わかりやすく説得力のあるビジネス文書を書くためには、「抽象」と「具体」を行き来する意識が不可欠です。抽象とは「概念的で広く捉えられる表現」のことで、具体とは「数字・事例・描写などを使って、誰もが同じようにイメージできる表現」のこと。両者を適切に組み合わせることで、読み手の理解と納得が大きく変わります。

最初は「抽象→具体」の流れをつくってみる

まず、抽象表現だけで書かれた文章を見てみましょう。 

一見、ポジティブな報告のようですが、読み手は「具体的にどう貢献したのか？」がわからず、納得感を得られません。ここに具体的な成果を添えることで、説得力が一気に高まります。

このように、「抽象→具体」の流れをつくることで、読み手の反応は大きく変わります。特に上司やクライアントなど決裁権を持つ相手に対しては、抽象的な結論に具体的な根拠を添えることで、納得感が格段に高まります。

結論を印象づけるなら“逆の流れ”も効果的

逆に、「具体→抽象」の順で構成するパターンが有効なケースもあります。以下は、ある社員が提案書の冒頭に書いた一文です。

最初に具体的な現状を提示し、最後に抽象的なキーワード（＝提案の方向性）でまとめています。このように、「具体→抽象」の流れで伝えることによって、結論を読み手の記憶と印象に強く残すことができます。

また、抽象的なキーワード（今回の例では「標準化」）を使うことで、複数の具体策への広がりも持たせることができるのです。

ポイントは「抽象⇔具体」のバランス感覚

ビジネス文書において、抽象と具体のどちらか一方に偏ってしまうと、伝わりにくい文章になります。抽象ばかりだと現実味がなく、具体ばかりだと意図が読み取れない——だからこそ、「抽象⇔具体」の往復運動が必要なのです。

企画書でも報告書でも、メールでもプレゼンでも、この２つの視点を取り入れるだけで、相手の理解度と納得度が格段に増します。「今、自分の文章は抽象に寄りすぎていないか？　具体に偏りすぎていないか？」。自身に対して、問いや疑いを持ちながら書くことも重要。「抽象⇔具体」の行き来を意識するだけで、あなたの文章は確実に伝わりやすくなります。

次に書くメールや報告書から、ぜひ試してみてください。。

山口 拓朗（やまぐち たくろう）

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書に『読解力は最強の知性である １％の本質を一瞬でつかむ技術』（SBクリエイティブ）、『「うまく言葉にできない」がなくなる 言語化大全』（ダイヤモンド社）、『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』（すばる舎）、『１％の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（以上、日本実業出版社）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）、『ファンが増える！文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』（廣済堂出版）ほか多数。