「この宴会に参加してよかった！」といってもらうための、幹事のお作法(仕切り編)

お悩み3　最初から最後までバタバタ。宴会の時間配分が難しいです。

【回答】「ざっくりスケジュール」をつくってみよう！

【解説】初めての幹事さんにとって、宴会の時間配分はハードルが高いかもしれませんが、これも難しく考える必要はありません。流れを区切って考えることで、一つひとつの時間の確保が可能になり、スムーズに運びます。

要所要所で、必要な項目をざっくりとスケジューリングしておくことで、「せっかく準備していたサプライズ時間があまりとれなかった」などということを防ぐことができます。

以下は参加者30人、２時間コースの一例です。参加人数、宴会の規模によってアレンジは必要ですが、自分なりの「ざっくりスケジュール」をつくるときの参考にしてみてください。

こうしてみると、大きな項目は５つしかないので簡単に感じませんか？　

ここで注意してほしいのが、スケジュールを細かく分刻みで考えてしまわないことです。なぜなら、どうしてもスケジュールが押しがちな宴会を、分刻みでスケジューリングしてしまうとリカバーする余裕がなくなり、かえってパニックを引き起こす原因となってしまうからです。

また、会費は必ず先にもらうようにしてください。終了間際の徴収は、宴会中の早退者の発生や二次会への移動など、落ち着いて確認ができないことが多いため、宴会の冒頭にすませてしまうのがベストです。

以前、私が幹事をつとめた宴会で、参加者の１人がお酒に酔ってしまい、「俺は払ったはずだ！」と言い張り、結局会費を出してくれなかった……ということがありました。翌日、謝罪に来てちゃんと支払ってくれましたが、こうした「払った」「もらってない」の言い合いが宴会中に発生してしまうと、せっかく楽しいはずの宴会が残念な空気につつまれてしまいます。「会費の徴収は冒頭に」の原則を守りましょう。

お悩み4　イマイチ盛り上がりに欠けている……、どうしよう？

【回答】ずばり、「全員参加型」のサプライズをしましょう！

【解説】会場全体の雰囲気が盛り上がっていると、進行のための幹事のちょっとしたコメントにも、大きな笑いが巻き起こったりするので、それほど宴会の空気感というものは本当に重要なのです。その空気をつくるためにオススメなのが、ちょっとしたサプライズです。

サプライズの内容は、プレゼント、部署のみんなからのメッセージムービー、花束贈呈、寄せ書き、などが一般的です。もし準備できてなかったとしても、即興でできる方法もあります。たとえば、その場で全員で合唱したり、参加者から一言ずつ、主賓へ「贈る言葉」を伝えるのもオススメです。いつもは口にしない主賓やゲストへの想いをあらためて贈ると、大いに盛り上がります。

ここでポイントとなるのは「オリジナリティ」と「全員参加」です。そして、本人に驚きと喜びを感じてもらうこと。この２つが重なると「感動」が生まれます。感動は参加者のとてもいい思い出になるので、ぜひやってみてください！

いかがでしたか？　今回ご紹介した「仕切り」を意識し実行することで、宴会は成功へと大きく近づきます。幹事のノウハウを手に入れて、どんどん宴会を成功させて楽しんでください。

今夜も世の中に最高の宴会が増えていきますように。以上、カワちゃんでした。