何がちがう？ 仕事のスピードと質を高める文章術

仕事ができる人は文章で相手を迷わせない

仕事で使う文章では、なにはともあれ「わかりやすさ」が大切です。

とくに人に対して「指示」や「依頼」をするときの文章がわかりにくいと、相手は「何をすればいいの？」「どう動けばいいの？」と迷ってしまいます。結果として、不要な手戻しも増え、仕事のスピードと質を下げてしまいます。

仕事ができる人ほど、相手が迷わず行動できるよう、「目的」「内容」「期限」などを具体的に伝えています。一方、仕事が滞りやすい人は、文章の書き方があいまいになりがちで、具体性を欠いています。

本稿では、あいまいで伝わりにくい文章と、その改善文を、具体例とともにご紹介します。

【事例(1)】業務改善のアイデア出し

この文章では「どの業務について？」「どの程度？」「いつまでに？」といった点が不鮮明です。相手にとって不親切な書き方です。

このように、目的や期限、そして考える範囲を明確にすることで、相手が行動しやすくなります。

【事例(2)】進捗と課題の報告

これでは何を準備すればいいのかわからず、内容の薄い、あるいは、書き手の意図とはズレた報告になる恐れがあります。

報告内容や報告時間を明確にすることで、相手はムダなく報告の準備ができます。

【事例(3)】お客様への対応

この一文だけでは、対応内容や対応範囲が不明確で、お客様に不安を与えてしまう可能性があります。

ここまで具体的に書けば、「対応できること」「対応できないこと」「次に取るべき行動」が一目でわかり、相手に余計な不安を与えずに済みます。その結果、確認の往復が減り、相手は迷わず動けるようになります。

「わかりやすい文章」が正解

仕事では「相手が迷わず、間違えずに行動できる文章」を書く力が求められます。「何をしてほしいのか」「どんな内容なのか」「いつまでに必要なのか」など詳細な情報を具体的に書くだけで、相手の誤解や誤読の確率を大きく下げることができます。

具体的でわかりやすい文章を書くことで、「あの人とのやり取りはストレスがない」「仕事がスムーズに進む」と思われるようになります。仕事ができる人を目指したいなら、「わかりやすさ（＝具体性）」にこだわって文章を作成しましょう。

山口 拓朗（やまぐち たくろう）

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書に『正しい答えを導く質問力』（かんき出版）、『読解力は最強の知性である １％の本質を一瞬でつかむ技術』（SBクリエイティブ）、『「うまく言葉にできない」がなくなる 言語化大全』（ダイヤモンド社）、『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』（すばる舎）、『１％の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（以上、日本実業出版社）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）ほか多数。