効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第12回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は「成果につながらない読書の無駄」について。

残念な本の読み方をしていませんか

「スキルアップしたい！　よし、本で学ぶぞ！」 
「上司に猛プッシュされた本、一応目を通しておくか」 
「興味ないけど仕事に必要だし読まなきゃかな？」 

など、さまざまな理由からビジネス関連の本を手に取る方は多いでしょう。しかし結局、半分も読み終えずに放置。 たとえ最後まで読んだとしても、頭に残ったのは「あとがき」に書かれたジョークだけ……。「何のためにこの本を読んだんだ」とがっかりしたこともあるはずです。

このように読書で得た知識が行動や成果につながらない、最大の原因は「ニーズの解像度が粗いから」です。 ここでいうニーズとは自分の知りたいことです。このニーズと本の内容がマッチするほど、本で得た知識は、その後の行動や成果につながりやすくなります。 

そこでまず、本を読む前に「自分のニーズはなにか」を明確にしましょう。 そのために、本を読む前に自問すべき5つの質問を紹介します。 

ここでは、私が以前、国家資格である「情報セキュリティスペシャリスト(現在の情報処理安全確保支援士の前身)」の資格本を読むと決めたときの思考プロセスを例に見ていきましょう。  

1. 「なにを/誰をどうしたい？」 

このプロジェクトで私に求められた役割は、全社規模で行うセキュリティ改革の旗振り役です。具体的な活動範囲は、現状を理解し、あるべき姿を決め、改革方針を立てたうえでロードマップを描く。そして予算を確保し、初手の活動を立ち上げるまでです。 

これまで売上に直接つながるわけではないセキュリティ改革を先送りにしてきたクライアント企業において私は、社長が外部から招へいしたCSOの右腕として振る舞うことが求められました。 

しかし当の外国人SCOはセキュリティひとすじ30年。こちらは情報セキュリティ初心者。 

「お前英語できるだろ」と任された、戦車に水鉄砲で挑むような無理難題。 普通に考えると、できるはずがない、逃げ出したいと思うところです。 

コンサルティングファームでは、コンサルタントに案件を選ぶ裁量があるので、「無理だ」「ほかにセキュリティに詳しい人間がいるだろう」と断ることもできました。 

しかし、私は挑むことに決めました。 

2. 「なぜそう思った？」 

当時、私はどちらかというと花形ではない役割をよく任されていました。大きな案件を次々と担当している年次の近いコンサルタントに比べて、小さな役割をこなす単発系の仕事を与えられることが多かったのです。 

クライアントの売上に直接貢献できる案件が重視されていた当時、そうした施策に関する案件はスター人材が担当し、そうでない案件は適当な人間に回す……これが当たり前だったのです。 

そのような状況で、私に回ってきたのが先ほどのセキュリティ改革案件でした。直接売上に貢献する案件を担当したいと思っていた私にとっては喜べる内容ではありませんでした。ストレートに言えば、この現状にいる自分を腹立たしく、またふがいなく感じました。

しかし、そこは発想を転換し、この案件で期待以上の成果を出そうと考えたのです。

3. 「いつまでに？」 

コンサルタントは期限つきの傭兵。プロジェクトが終わり、後続の取組がなければ去るのみ。そしてセキュリティ関連のプロジェクトは、リスクを扱うという性質上、投資対効果の算出根拠が貧弱になりがちです。そのため取組を継続案件化するための予算がつきにくいのです。 

だからこそ「半年」というプロジェクト期限が、今回の仕事において私が上司に期待を上回る成果を提示するための時間だったのです。 

4. 「今、やるべきことは？」 

コンサルタントの与える価値は「知識・技能・時間」です。セキュリティでもそれは同じ。しかし相手はセキュリティ30年のベテラン。知識や技能では貢献できないことは明らかでした。 

そのため私は「時間の面での貢献」に全力を注ぐことにしました。具体的にはまわりの関係者を巻き込み、阻害要因を排除し、スピード感を失わずに検討を進めることが貢献になるだろうと思ったのです。

とくに今回はプロジェクトの責任者が外国人CSOであったため、日本の役員レベルとのコミュニケーションに苦労するはずだと踏みました。 しかし、コミュニケーションといいつつも単なる通訳や調整なら単価の高いコンサルタントを雇う必要はありません。

だからこそ、CSOの意図を明確に理解し、議論を深めたうえで、いかに他の役員たちを動かすかを考える。セキュリティ知識とコミュニケーションの両輪で支援する。そうでないと価値がありません。 

したがって私は、CSOとセキュリティ全社改革の話ができる最低限の知識を、最短で頭に叩き込む必要があったのです。 

そこで手にとったのが、IPA(情報処理推進機構)の主催する国家資格「情報セキュリティスペシャリスト」の教科書でした。

この資格は、IPAの資格群では「高度」と位置づけられているもの。教科書には、セキュリティに関する幅広い知識が体系的に整理されていました。これは「深く狭く」ではなく「広く浅く」にあたるため、CSOの視点で全体を俯瞰しつつ議論に足る知識をつけるには適切だろうと考えたのです。

5. 「その本をどう使う？　どう動く？」 

折しもその日は、情報セキュリティスペシャリストの試験日まで2ヶ月、申込み期限は1週間後というタイミングでした。 

「どうせ学ぶなら資格も取ってしまえ」と、本を買ったその場でスマホでサイトにアクセスし、申し込み、受験料を振り込みました。 

そして帰りのカフェで試験当日までの勉強プランを作成、教科書の章立てを各週レベルで当て込み、平日・休日それぞれどのくらい勉強時間を取るかを決めるなどしました(詳細は、私のブログの記事「ガチで実務に活かしたい人向け、情報セキュリティスペシャリストの勉強方法」で紹介しています)。 

「自分の中のニーズ」を言語化して解像度を上げよ

そもそも本を読むのは、自分のなりたい姿に進化するため。仕事のために本を読んでも成果につながらないなら、それは本のせいではありません。自分が弱いせいでも、仕事に興味を持てないからでもありません。 

そもそも自分の「ニーズ」を言語化して解像度を上げられていないからです。 

まずは自分と向き合って、ドロドロと生々しい自分の本音や内なる思いを見つめ直し、「自分のなりたい姿」がどのようなものか言語化しましょう。そして言語化した「なりたい姿」とそのために必要な知識と行動はなにか、考え抜きましょう。

そこを糸口に関連する本をむさぼり読みましょう。 そうすればその本はきっと、あなたの血肉となるはずです。 自分にとっての本の価値＝成果は、本を読む前に決まるのです。

以上、「成果につながらない読書の断捨離」というテーマで最前線からお伝えしました。 

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第11回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は確認不足による「手戻りの無駄」について。

仕事の「手戻り」は、自分と相手の時間を奪う

私は仕事の場ではつねづね「こうしたほうが早くない？」と自分自身はもとより部下に問いかけています。スピード感を保つべく、無駄を排除するやり方をいつも探っているからです。

ただし同時に、「早く終える」ことを優先するあまり「手戻り」のリスクが高まることのないように注意しています。なぜなら、手戻りは仕事をするうえで強く意識して避けるべきものだからです。

一般に、コンサルタントの時間単価はとても高いもの。それでも仕事を任せてもらえるのには3つの理由があると、私は考えています。

・知識を買いたい……自社ではリーチできない広い情報・深い知見を求めている
・技能を買いたい……無理難題を乗り越える、高度な専門性や技術を求めている
・時間を買いたい……競合を出し抜くスピード感を実現する推進力を求めている

とくにこの3つ目の「時間を買いたい」は多くのクライアントが共通して求めるものです。クライアントからの手戻りはこの期待を裏切る行いにほかなりません。コンサルタントの立場からすると、自分が仕事を任されている意義が薄まるように感じられるため、忌み嫌うものでもあります。

だからこそコンサルタントにとって、イケイケドンドンと早く仕事を終わらせる「攻撃的な仕事術」と同じくらい、手戻らないよう慎重に仕事を進める「防御的な仕事術」が大事なのです。

そこで今回は、私がコンサルタントとして現場の最前線でいつも必ず実践している、手戻り防止のための「3つの確認点」をご紹介します。

「仕上がりは早いが雑すぎる」「ちゃんと理解してから仕事しろ」などと言われたことのある方は、ぜひ参考にしてください。

手戻りを防ぐ、3つの確認点

「最新のスマホについての情報をまとめてくれ、という上司の指示通りに作った資料なのに、レビューでぜんぜん違うと怒られてやり直しになった」

……という手戻りを例に、具体的な確認ポイントを解説していきます。

第1ポイント：課題意識の確認

まず、仕事を依頼してきた人がどのような課題を抱えているかを把握します。

少なくとも次の2点を、確認しましょう。

1. そもそも解決すべき課題はなにか
2. それに向けて、なにをどうしたいor誰にどうしてほしいのか

たとえば「最新のスマホをまとめる」といっても、「競合他社から出ているスマホのスペックをベンチマークするため」「画面サイズのトレンドを知るため」「メーカー別の機種数と売上から趨勢を知るため」など、目的＝課題意識が違えば資料に書くべき内容も異なるでしょう。

くわえて、その資料を使って誰になにを話すのか、人にどう動いてもらいたいのかによって、資料の視点・視野・視座は異なるはずですし、おのずとトーンも違ってくるでしょう。

課題意識は、資料の存在意義や方向性を決めるキーです。必ず確認しましょう。

第2ポイント：期待値の確認

次に、仕事を振ってきた相手が自分になにを期待しているのかを確認します。ポイントは次の2点です。

1. どんな情報がほしいか
2. Must(絶対に必要な情報)とNice to have(あるとよい情報)の境界はどこか

まとめの結果としてなにが明らかになっていればよいか、何年前までを最新と呼ぶか、画面サイズ何インチ以下をスマホと呼ぶか、海外機種も含むか日本のものだけか……といった点を確認せずに先へ進むことは、手戻りのリスクを高めてしまいます。

しかし、時には「いいから全部調べろ」と無茶振りされることもあります。その場合、どこまでがMustでどこからがNice to haveか、という観点で期待値の濃淡をつけてもらいます。Nice to haveな範囲に時間を割きすぎてMustな部分がおろそかになるのは本末転倒だからです。

期待値が明らかになると、そのぶん無駄なくポイントを押さえた資料が作成できます。必ず確認しましょう。

第3ポイント：段取りの確認

最後に、今後のステップを確認します。ポイントは次の2点です。

1. 最終的な締切はいつか
2. 中間のチェックポイントはいつか

どんな状況においても締切は必ず確認しましょう。上司やクライアントは忙しいので、レビュー用の時間枠がボトルネックになりやすいもの。依頼を受けた時点で先に時間をおさえてしまうのが得策です。

くわえて、最終的な締切の前に中間チェックポイントを入れるべきか、入れるならいつかを決めます。進捗確認というより「この時点でここまでできていない場合、次善策に切り替える」という判断のためのものです。

段取りが事前に明らかになると、相手も自分も動きやすくなるので、締切を含めて確認しましょう。

「たかが確認、されど確認」

おそらくこの記事を読んだ方のなかには、「確認ばかりしていたら実際の仕事に割ける時間が減るじゃないか」と思っている方もいると思います。

もちろん、仕事を多くこなすには時間が必要ですし、無駄なコミュニケーションに時間を使う理由はありません。

しかし、課題意識・期待値・段取りを確認せずいきなり仕事に手をつけると、全然違う方向に全力疾走してしまうリスクがある点は覚えておいていただきたいと思います。

ご紹介した3つの確認点は、多くの仕事に共通する基本的なものです。「たかが確認、されど確認」という心もちで、ぜひ明日からでも意識してもらえれば幸いです。

以上、「確認不足による手戻りの無駄」というテーマで最前線からお伝えしました。

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第10回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は伝え方の基本である「あいまい、冗長な伝え方の無駄」について。

「何が言いたいの？」と思われる「残念な言葉」は使うな 

「社内コミュニケーションの円滑化を強力に推進します」
「全社一丸となり御社をサポートする体制があります」
「デジタル化の波に耐えうるシステムを迅速に構築します」

仮にコンサルタントの私がこのような言葉で売り込みを受けたら、きっとこう返します。 

「社内コミュニケーションって、どうやって円滑化するの？　そもそも円滑化の定義は？　なにとどう比べたら強力なの？」 
「全社一丸ってどういうこと？　なにをどうサポートしてくれるの？　体制って具体的には？」 
「デジタル化の波ってなに？　うちへどう影響すると思ってるの？　耐えうるってなに？　迅速ってどのくらい？」 

かなりうざったい返しだと思いますが、これには理由があります。

私たちコンサルタントは入社してすぐに「あいまいな表現、冗長な表現」をしないことを、「伝え方の基本」として叩き込まれるからです。 なぜなら、あいまいな伝え方をすると相手と認識のズレが生まれてしまい、あとから大変な思いをしてしまうリスクがあるから。

さきほどの言葉は、提案書冒頭に書かれたキャッチコピーで、うしろに具体的な説明が続くならまだ良いでしょう。しかし、仕事の現場でこのような抽象的な表現をあなたが使っているとしたら大問題です。

そこで今回は、 NG表現＝「残念な言葉」を避ける3つの基本と、それでもあえて使うべき例外をお伝えします。 

「残念な言葉」を避ける基本はこれ！

ポイント1. 数字で語る 

数値化できるものはできる限り数字を使って語るようにします。そうしないと、「いつ/どこで/だれが/なにを/なぜ/どのようにできるのか＝5W1H」が不明瞭になり、なにも伝わりません。

まずは数字を使ってしっかりと内容を明確化することが重要です。

ただし、あえて数字で言い切らないときもあります。それは相手から数値情報を引き出したいときです。

たとえば…… 

という要領です。 こちらからあえて数字を提示しないことで、相手の要望や不満を引き出すのです。話し合いが不十分だと感じた時や、指針を整理したいときに使えるテクニックです。

ポイント2. 短く言い切る 

次は、短く端的に結論を言うこと。冗長な伝え方はやめましょう。相手に結論を推察させるような言い方は、思わぬ行き違いを生むことになるのでNGだと心得てください。 

ただし、婉曲表現を多用して伝えるべきときもあります。たとえば複数の企業が参画するプロジェクトでは、数字ベースで他社を明示的に攻撃すべきではない場合があります。そうしなければ信頼関係を損ね、仕事で協力してくれなくなるからです。

たとえば…… 

のように、やるべきことは「やっている＆進んでいる感」を出してあげることです。相手の顔に泥を塗らない、とも言います。

ポイント3. カタカナ語を避ける 

相手にとってわかりにくいと思われるカタカナ語の乱用は避けます。カタカナ語は、言い手にはなにか良いことを言っているような気分になっても、相手に具体的なイメージが伝わらないことがあるためです。 

カタカナ語を具体的な言葉に置き換えることで、読んですぐに理解できる文章になったはずです。とくに、口頭でのカタカナ語はより混乱を招きやすいので意識して避けた方が良いでしょう。

ただしこれも、相手や話題によってはカタカナ語を使ったほうが伝わりやすい場合があります。 

たとえば外資系やスタートアップなど、カタカナ語でコミュニケーションが円滑に進む企業の人が相手なら、 カタカナ語のほうが受け入れられやすいでしょう。むしろカタカナ語が標準の組織風土なので、わざわざ日本語に直して言うと煙たがられることもあります。 

また、IT系やマーケティングの話題のときはカタカナ語のほうが良い場合が多いです。よく使う専門用語の多くがカタカナ語のため、カタカナ語がデファクトスタンダード(事実上の標準)になっているからです(参考:正直ウザい!? 外資系コンサルが使うビジネス用語５つ)。  

相手や背景の見極めが、無駄な言い回しを回避する

「残念な言葉」は基本は避けるほうが安全です。しかし相手のキャラクター・話題・組織文化などによってあえて使うべきときもあります。 

見極めや使い分けは難しいですが、常に「この言い方は、相手に伝わりやすいのか？」を意識することです。 

言葉は相手に伝わってなんぼ。自分の話しやすさや話しているときの気持ちよさは、相手への伝わりやすさとは別物です。相手が理解・納得しやすい表現を使って、誤解を生む言い回しを断捨離していきましょう。 

以上、「あいまい、冗長な伝え方の無駄」というテーマで最前線からお伝えしました。 

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第9回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は相手を動かす「勝つ資料」の作成に大切なことについて。

なぜ、その資料では「勝てない」のか？

せっかく1週間かけてパワポ資料を作り込んだのに、結局なにも決められずに来週の会議まで結論は先延ばしにされ、1週間のロスが確定。このようなムダ、あなたも経験があるのではないでしょうか。 
 
私も何度も同じ経験をしてきました。たとえばクライアントが業務で利用するクラウドサービスの選定支援をおこなったときのこと(ITシステムは近年、自社の業務システムをクラウドサービスに置き換えるという流れが加速し、こうした案件がよくあります)。

「A、B、CのうちBが優れています」と比較表とともに提案しても、「コストが気になる」「うちの人間のITリテラシーでも使えるのか」「情報セキュリティの監査がねえ」など、さまざまな理由で何度も突き返されました。 

リベンジを繰り返し、ミスチルの「HANABI」よろしく「もう一回　もう一回」とつぶやきながら、歯を食いしばって食らいつきました。これはこれで根性論としては美しいかもしれませんが、仕事としてはまったく美しくありません。 
 
今あらためて振り返ると、「決めきる＝意思決定をしてもらう」ために最低限必要なポイントが、当時の私の資料には足りなかったのだと痛いほどわかります。あんな資料を作っても通るはずないよな……と。

いうなれば最初から負け戦の「勝てない資料」だったのです。というわけで今回は、「決められない資料に足りない3つのポイント」を紹介します。 

相手を動かせない資料に足りないものは……

「なぜ今決めるべきか？」の決断を迫るストーリー

1つ目は、「今、決めれば大きなメリットがある」ことを相手に実感させる「ストーリー」です。

たとえば、先ほどのクラウドサービスの選定を例に取ります。老朽化した自社の業務システムをクラウドサービスに置き換えたい、と思っているクライアントに対し、最適なクラウドサービスを提案しなければなりません。 
 
この場合のストーリーは、たとえば

というようなイメージです。つまり、ストーリーとは「Why Now？(なぜ、今か)」を語るものです。 
 
こういったストーリーがないと、相手は「なんで今決めないといけないの？」という疑問を持ちます。なかには、「そもそも、なぜ変えないといけないのか？　今のシステムでいいじゃん。売上をあげたいだけなんじゃないの」という疑念をいだく人もいるかもしれません。こうした疑問や疑念に対して先手を打たない限り、相手は「先送りモード」に入ります。

にもかかわらず、多くの「勝てない資料」にはストーリーがありません。ストーリーをすっとばして、唐突に「今日はあなたに○○を決めてほしいと思っています」と突きつけているのです。これでは決まるはずがありません。 
 
ただし、だからといってストーリーを捏造するのはNGです。加えて、決断しやすいストーリーは相手によって異なります。

したがって、ストーリーは相手を取り巻く状況、相手の持っている課題、意思決定のプロセスなどを、事前にリサーチして組み立てなければなりません。そのうえで、「決めるべきは今」という根拠をもとに語りましょう。 

 「最終的にどうするべきか」が伝わる明確なメッセージ

2つ目は、「だからあなたはこうすべき」をバシッと伝える「メッセージ」です。 
 
成果につながらない資料は、多くの場合そもそも結論がない、もしくはあいまいです。たとえばあなたが「とりあえずスライドは書いたけど、メッセージライン（タイトル下に書かれる、そのスライドの結論を示す短文）になんて書くか悩んでいまして……」と上司に相談しているとすると、それは赤信号です。 
 
メッセージとは、最終的に「相手にどうしてほしいか」を伝える結論のこと。これが決まっていない、もしくはあいまいだと、当然相手になにも伝わらず、決断につながりません。メッセージが明確であることは、相手に決断させる前提条件といえます。 
 
クラウドサービス選定を例にすると、

と明確に言い切ります。 
 
パワポ資料では「1スライド1メッセージ」と言われています。複数の話を1スライドに盛り込む「1スライドnメッセージ(複数のメッセージ)」は言いたいことが伝わりにくいため、1スライドに書く結論は1つに絞る……というもの。資料のメッセージを明解にするためのベストプラクティスです。

これは結論がそもそも書かれていない「1スライド0メッセージ」を避けるチェックにも使えます。資料を作る際は必ず、「このスライドの結論は？」と自問しましょう。

「なんで？」に答える、結論を支えるロジック 

3つ目のポイントが、「ロジック」です。 

ここでいうロジックとは、「あなたは◯◯すべき」というメッセージに対し「なんで？」と聞いてくる相手に、理由を示すためのものです。そもそも理由もなしに「決めろ」というのは横暴が過ぎます。相手としては、自分が決めたことについて上司や関係者に説明責任を果たさなければならないので、理由は必ず確認されます。理由＝「結論を導くロジック」は決めるために必須、ということです。 
 
再びクラウドサービスの選定の例で言えば、「なんでBなの？」という疑問に対する理由は、

というようなもの。 
 
ロジックの立て方にはいろいろなパターンがありますが、基本をおさえるなら「ロジカルシンキング」を学ぶとよいでしょう。結論と理由を関連させ問題解決をする「So What/Why」や、理由の抜け漏れを検証する「MECE」など、ロジックが破綻しないようチェックする考え方がそろっています(詳しくは『外資系コンサルは「無理難題」をこう解決します。』の第1章でも解説しています)。

 「ストーリー」「メッセージ」「ロジック」が資料の必要条件だ

資料で相手を動かすためには少なくとも、「なぜ今決めるのか」「私はどうすべきか」「その根拠はなにか」の3つの疑問に答えなければなりません。

そのため資料には、要素として「ストーリー」「メッセージ」「ロジック」の3点セットが含まれている必要があります。 
 
ただし、この3点セットがそろっていることは、あくまで必要条件。「戦う前から負け戦」という最悪の事態を避けるためのものです。これを守れば100戦100勝という十分条件ではありません。

お粗末なストーリーでは相手は決める気になってくれません。メッセージがシャープでも、的外れなら無意味です。ロジックが破綻していれば、相手は納得しないでしょう。 
 
とはいえ、世の中の大半の「負け資料」の多くは「戦う前から負け戦」レベルのものであるように思います。そのため、負けるべくして負ける可能性を減らすだけでも、勝率をグッと底上げできるはずです。

ぜひ次回資料を作るときは「ストーリーはあるか」「メッセージは明確か」「ロジックは通っているか」を意識してみてください。きっと今まで見えなかった改善点が見つかるはずです。 
 
以上「勝てない資料の断捨離」というテーマで最前線からお送りしました。 
 

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第8回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は仕事の効率を左右する「やる気」を出す方法について。

「やる気がでない」と悩むのがムダな理由

「なんだかやる気がでない」
「目標へのモチベーションが上がらない」

仕事は頭を使うもの。そして、頭と心は一体。モチベーション＝やる気が下がると頭が回らなくなり、生産性は一気に低下します。そのため、仕事においては「いかにモチベーションをコントロールし、高く保つか」が生産性アップの要となります。それはときに、小手先のテクニックよりはるかに効果を発揮することもあります。

とはいえ、モチベーションを常に高く保つことほど難しいことはありません。

実を言うと私は生粋の面倒くさがり屋。手間のかかりそうなものが目の前にあると「めんどくせぇ」と横に放ってしまいたくなるタイプの人間です。カチッと押せばやる気が出る「やる気スイッチ」があったらどんなに人生が楽になったか、何度もうらめしく思ったものです。

これまで「何か解決策を……」と思考錯誤する中で、瞬間的に湧き出たやる気の芽を行動につなげる「やる気アンテナ」 や、時間を空間としてとらえ、かぎられた時間を生産的に有効活用するための「箱庭式時間術」など、いくつか独自の「やる気を上げる方法」を編み出してきました。

しかし最近気づいたのです。これら小手先テクニックをいくら駆使しても、モチベーション低下の根本的な解決にはならないということに。そこで今回は、私が編み出したモチベーション低下に対する最終奥義を紹介します。

……と、引っ張っても仕方がないので、先に答えを言ってしまいます。

「モチベーションが上がらない」は、単に「目の前の面倒から逃げたい」をもっともらしく言い換えただけ。「モチベーションが上がらないからやらない」のではなく、「やらないからモチベーションが上がらない」のです。

人は「面倒だ」「やりたくない」などの感情があると、目の前の仕事が本来以上に大変に見え、「やらない理由」探しを始めます。そして、原因をモチベーションが下がった「ことにする」のです。

つまり根本は「やりたくない」という感情であり、これを断たない限り、モチベーションの低下からはまぬがれません。

したがって最終奥義は、「逃げずにやる」ことです。本来なら自分の力でこなせるはずの仕事なのに、心の弱さを理由に逃げの姿勢に入る。その心の弱さを断捨離していきましょう。

無駄なモチベーション低下を避ける「逃げずにやる」ための3ステップ

ではどうすれば逃げずにいられるのでしょうか。答えは単純。以下の3ステップで完了します。

ステップ1. まずは問答無用で「1分間」取り組んでみる

まず心を無にし、ロボットになったつもりで、目の前の仕事に手をつけます。

なにも考えず、ファイルを開く。最初の1行だけ処理する。紙切れ1枚にアイディアをとにかく書き出してみる。とにかく手をつけさえつければなんでもOK。1分間だけ、手を動かしてください。

ここでのコツは、必要があればハードルをどんどん下げること。なんなら「パソコンをつける」だけでもいいです。大丈夫、少なくとも「面倒だ」とまごついているあなたより、たった「1分」でも手をつけたあなたは前進しています。

1分間だけ取り組んでみると、おそらく「あ、これ意外といけるかも」と気づくでしょう。それもそのはず、本来ならあなたの実力で十分にこなせる仕事が、めんどくさい感情が勝り必要以上に難しく見えていただけなんですから。

「1分だけ手をつける」とはつまり、強く見えていた敵のベールを剥がして本当の姿さらけ出させるための、もっとも簡単で重要な魔法なんです。

ステップ2. 「意外といけるかも」を逃さず、「15分間」続ける

1分間手をつけて仕事の本来の姿が見えたら、なんとなく仕事完了までの道すじが見えてくるもの。そうしたら次のステップです。学校の試験の要領で、「15分だけ頑張る」などと時間を決めて、仕事に取り組みましょう。

たとえば紙とペンで頭の中を書き下しながら考えたり、誰かをつかまえて一緒に議論したり、ノッてきた気分が落ちない方法ならなんでもかまいません。

ステップ3. 一休みして、またロボットになる

15分間を集中して取り組めば、きっと目の前の仕事に対する見方が変わっているはずです。

「もともとの仕事＝答えの見えない問題」だとすると、はじめの1分＋次の15分で、それが「答えの見えている問題＝ただのタスクのかたまり」に見え方が変わります。ならばあとは手を動かすだけの作業です。

ここまで16分も頑張って疲れているでしょうから、一休みしても構いません。それまでの時間で気づいたこと、見えてきたゴールまでの道筋をいったん整理してみると良いでしょう。そのあとに、目の前の簡単なタスクのかたまりをロボットのごとくコツコツとこなしてゆけばいいのです。

こうして少しずつ、目の前の「無理難題」を、考えなくてこなせる「作業」に解きほぐしていく。するとモチベーションが上がらない、頭が回らない時間帯でも仕事を進められます。これは著書『外資系コンサルは「無理難題」をこう解決します。』の1章に書いた「短距離走をくり返す」の応用技でもあります。

やる気がないなら、いつやる？　今でしょ！

もちろん、モチベーションが上がらない原因は「やりたくない」「面倒くさい」という心の弱さだけではありません。心身ともに消耗していたり、極端に寝不足だったり、ベースとなる健康面が原因で心の推進力や頭の回転力が出ないことも当然あるでしょう。そのため「逃げずにやる」という最終奥義は、最終といえども完璧ではありません。

しかし仮に、目の前の仕事から逃げる言い訳として「モチベーション低下」を使っているならば大問題。学校を休みたいという強い思いが体調不良を引き起こすのと同じく、心の弱さの言い訳として現れる甘えの発露にすぎません。

それでまごついている時間は、はっきりいって無駄です。なら最初から仕事に向き合い、1ミリでも前に進めるほうが建設的でしょう。

つまり断捨離すべきはモチベーション低下そのもではなく、目の前の問題から逃げようとする、その心の弱さです。結局は「やるか、やらないか」しかないんですから。

以上、「無駄なモチベーション低下の断捨離」というテーマで、最前線から送りしました。

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第7回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は番外編、外資系あるある？「カタカナビジネス用語」について。

もはや宇宙語？ カタカナビジネス用語

「本日付でチームにジョインしました」
「今回のアジェンダはこちらです」
「ベンダ毎のSOWは決まってるの？」

スタートアップやWeb系、外資系企業でよく使われるカタカナビジネス用語。聞くたびに

「それどんな意味だっけ」
「なんでわざわざカタカナ語？」
「日本語でいいじゃん」

と思っている方は多いのではないでしょうか。

私は英語の飛び交う外資系コンサルティングファームに所属しているため、横文字を使う側の人間です。そのため、気を抜くと「それロジカルだけどプラクティカルじゃないよね」などと口走ってしまいます……。

言い訳のようですが、社内の仕事であればしょうがない面もあります。外資系企業は海外メンバーと話すことが多いため、むしろ普段からカタカナビジネス語を使っているほうが便利だからです。「ジョイン(参加)」「アジェンダ(議題)」「SOW(Statement Of Work＝作業範囲記述書)」、すべて海外メンバーにもそのままの意味で通じるのです。むしろ言い換えるとかえって通じにくくなることもあります。

とはいえ、会話は相手＝受け手があってのもの。自分にとってカタカナ語が快適だからといって、相手や状況をわきまえず使ってしまうのは、「伝える」という本来の目的からすると避けるべきでしょう。同じカタカナ語でも会社や部署によって意味合いが異なることもあり、話が通じない可能性も少なくありません(本記事で紹介しているカタカナ語も、私の勤務先での意味合いです)。

そこで今回は自戒を込めて、私の経験上もっとも伝わらなかった＝日本語で言い換えるほうがいいカタカナビジネス用語の紹介と言い換えをご紹介します。

どういうこと？ って聞かれがちな、カタカナビジネス用語トップ5

第5位：ショートノーティス

「締切直前の急な依頼やお知らせ」の意味で使います。

「通知」の意味の「ノーティス(notice)」と「(時間的に)短い」意味の「ショート(short)」をつなげたもの。

たとえば、

• 「1時間後までに対応してください」といった依頼メールの文末に、「ショートノーティスで申し訳ありません」と付記する
• 急すぎる仕事の依頼に「ショートノーティスすぎて厳しくないですか？」と返事をする

というように使います。

この言葉のおもしろいところは、使われている単語自体は簡単なのに、「ショートノーティス」とカタカナで書くと一気にわかりにくくなる点です。日本語にすると「締切直前(の依頼)」でしょうか。

第4位：アカウント

「特定のクライアントにおいて自社から参画している全プロジェクト」の意味で使います。

A社において自社が参画しているプロジェクトが複数ある場合、それらすべてのプロジェクトを束ねたものを「A社アカウント」と呼びます。

語源は銀行口座を意味する「アカウント(account)」。1つ1つのプロジェクトには予算＝出せるお金の上限があり、予実管理をすべき対象であるため、銀行口座に見立ててそう呼ぶようになった……と、私は思っています。

たとえば

• 「Aアカウント全体ミーティング(A社の全プロジェクトメンバーが参加する会議)」
• 「Bアカウントは当社にとって積極投資すべきと考えている」

など、主に社内向けに使います。が、クライアントに言ってしまうことがあり、「アカウントってなんですか？」と聞かれたりもします。

日本語で言うと「全プロジェクトチーム」でしょうか(あまり日本語になっていませんが……)。

第3位 : プロパー

「新卒」の意味で使います。

「適切な」をあらわす「プロパー(proper)」が語源ですが、私は「白紙状態の新卒から自社の価値観や仕事のやり方に染まってきた＝自社に最適化された」という意味で「プロパー」と呼んでいるものと理解しています。

たとえば

• プロジェクト配属前の面接にて「きみはプロパー？」と質問する
• 「御社の価値観がなかなか醸成されない原因は、プロパー社員が少なさにあるのでは」

などのように使います。

日本語では「生え抜き」です。ちなみに中途入社は英語で「Experienced Hire」なんですが、対応するカタカナビジネス用語はありません。そのまま「中途」と呼びます。

第2位 : モジュール

「研修メニューのひとかたまり」を意味します。

「まとまっているもの」をあらわす「モジュール(module)」が、主に研修メニューの文脈でよく使われている結果、このような意味になったのではないかと思います。

たとえば

• 「この研修はロジカルシンキング、ラテラルシンキング、クリティカルシンキング３つのモジュールで構成されています」
• 「モジュール１では主にMECEやSo What/Whyについて学びます」

などのように使われます。

日本語では「章」や「節」が近いかもしれませんが、素直に「パート1、2、3」などと呼ぶほうがよいかもしれません。

第1位：ロジ

「誰かがどこかへ行き着くために必要な一連の手続き」の意味で使います。

もともとは「物流(兵站)」をあらわす「ロジスティクス(logistics)」からくる言葉なのですが、物の流れではなく人の流れを整える意味で使われ始めたものと解釈しています。

たとえば「今度◯◯社の方が来社されるので、ロジお願いしていいですか？」という場合の「ロジ」には、以下のタスクが含まれます。

• 住所、最寄り駅、階数などの案内
• 本社ビルへの入館手続きの案内
• 当日の出迎えや付き添い、電話対応
• 帰りの見送りと、入館証の回収
• その他必要な手続きがあれば全部

「ロジ」を端的な日本語にするのは難しいのですが、あえて訳すなら「ご案内」「付き添い」かなと思います。

わからない言葉を使わない、放置しない

ショートノーティス、アカウント、プロパー、モジュール、ロジ。私がつい使ってしまう、わかにくいカタカナビジネス用語を紹介してみましたが、あなたはいくつわかったでしょうか？　全問正解された方はきっと、外資系企業の「プロパー」なのだと思います。

会話の目的は、通じあうことです。話し手はわかりにくい言葉を使ってしまわないよう気をつけ、聞き手はわからない言葉があればその場で聞く、あるいは積極的に学ぶ。

そういったマインドセットでいれば、互いのボキャブラリーがリッチになるのでコミュニケーションがスピーディーになり、結果良いリレーションを作れるので、結果互いのケイパビリティをよりハイレベルにレバレッジ……おっと、失礼しました！

そういった姿勢でいれば、意思疎通が円滑になりやすく、結果良い関係を早期に築けるため、互いの知見をより建設的に活用でき、結果として生産性を高められるのではないでしょうか。

以上、「無駄なカタカナビジネス語の断捨離」というテーマで、最前線からお送りしました。

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第6回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は、生産性に深く関係する「朝の時間」の使い方について。

ただ早起きするだけの「朝型」になっていませんか？ 

働き方改革の一環として東京都が実施した「時差Biz」や会社の残業抑制の動き、有志がカフェやコワーキングスペースに集まって行う「朝活」など、「朝型」のワークスタイルが流行しています。 こういった流れから「よし、朝型の生活をはじめよう！」と思った人も多いでしょう。

「朝型」は、スッキリした頭で物事を考えられる、とても有用な習慣です。私も始業１時間前の朝8時にはオフィス近くのカフェで仕事を始めています。こうした朝の習慣が定着してから、本業のコンサルティングも、NAE(個人事業主)としての活動も、より成果が出やすくなりました(この記事の原稿も朝の始業時間前に書いています)。

とはいえ、私も最初から朝型の生活にうまく切り替えられたわけではありません。何度も「9時ギリギリ出社」生活に戻ってしまいました。出社前の時間を効果的なものにするには、コツがあることを知らなかったからです。

そこで今回は、私の「朝型失敗パターン3つ」とそれらを乗り越えたコツを紹介します。ぜひ参考にしていただき、ただ早く来るだけの「無駄な朝型」の断捨離にお役立てください。 

失敗パターン1：カフェに行くだけで満足してしまう 

午前8時前にオフィス近くのカフェに入店。あまり人がいないカフェはとても居心地がよく贅沢な時間が流れます。朝活開始前に淹れたてのコーヒーを一口、スマホでニュースやSNSに目を通し……。 

と、気づけば始業時間。結局1時間、スマホを触って過ごしていました。これではスマホ時間が深夜から朝にズレただけ。わざわざ早起きした意味がありません。 
 
こうなった原因は、朝8時にオフィス近くのカフェに来ることが目的となってしまったからです。 易きに流れるのが人間の性です。目的意識なしに心地よい朝のカフェに入れば、リラックスタイムを1時間過ごしてお終いになるのは明らかなのに、知らぬ間に「手段の目的化」というよくある沼にハマっていたのでした。 
 
そこで私は、朝の「時間割」を作ることにしました。 たとえば午前8時～9時＝60分なら、15分×4つに区切って、各15分でやることを決めます。前日までに決められなれば、最初の1～2分でざっくり作ります。いわば「朝のToDoリスト」です。

具体的には、私が普段から作っている「1分間日記」の「やること・やりたいこと」欄にその日の朝のToDoを書いています。 「1分間日記とは」、ノートを4分割して

• 朝に1分、その日に「やること・やりたいこと」を書く
• 夜に1分、その日の「OKポイント」「改善ポイント」「今日の学び」を振り返って書く 

というもの。 

振り返りを主な目的に書いているのですが、この「やること・やりたいこと」欄に朝の時間割を書くようにしています。これはかなり効果的で、今すぐにでもできることなので、ぜひ試してみてください(詳しくは私のブログにあります)。]]> https://www.njg.co.jp/column/column-28056/ Wed, 08 Aug 2018 07:20:44 +0000 https://www.njg.co.jp/?post_type=column&p=28056

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第5回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は、実は奥が深い「メモ」の取り方について。

「メモを取れ！」の意図は？ 

上司から「話したことはメモを取れ」と言われたことがある人は、かなり多いでしょう。そんなときに、言われた言葉をそのままひたすらメモに書いていませんか？　実はそれ、私が若手時代にやってしまった仕事が遅くなる行動です。
 
私が若手のころ、とても厳しい上司の下で働いていました。毎日のように厳しいレビューを受け、指摘された内容を正しく反映できていないところがあると激しく叱責されていました。そのため、レビューは一言一句言葉尻までメモに取り、「レビュー指摘事項一覧」をエクセルで作ってチェックまでしていたほどです。正直、苦しい時間でした。

ただそれでも、最後まで食らいついていたのは、上司のレビューを通った資料のほぼすべてが、お客様から一発OKをもらえていたからです。会議の終わりに「お前の資料、OK出てよかったな」という上司からのコメントと一緒に。

そのうえで、ほぼ必ず同時に指摘されたのが、「次はもっと早く書け」「お前のメモは情報が整理されていなくて美しくない。時間の無駄」でした。レビューでの指摘について 、

をエクセルでおこなったうえで、資料作成にとりかかる……この一連の作業が、上司から見たらただの「オーバーヘッド(余計な作業)」に見えたのでしょう。たしかに、指摘を正しく反映することが目的なら、1～3は頭の中で済ませてしまい、即座に4に取り組むのが最短です。

ただしそのためには、上司と同じかそれ以上の知識やスキル、もしくは一瞬で指摘の背景から言葉の意図まで要点を即座に理解する地頭のよさが必要です。凡人である私には、1～3を時短するしか道がなかったのです。

そこで、私は3つの点からメモの改善に取り組みました。結果、メモを取る量が減り、発言の要点を取り漏らさなくなりました。指摘事項のエクセル管理ももうやっていません。より多くの時間を自分の仕事に使えています。 
 
というわけで今回は、メモの取り方をいかに改善して無駄を削ぐかがテーマです。私が行った3つの「断捨離」をご紹介します。 

「メモの無駄」を削ぎ落とす3つの方法

1. 箇条書きで要約する

メモは必ず、箇条書きでまとめます。理由は単純で、発言をそのまま記録する「逐語録」形式でメモを取ると、無駄に文字を多く書かなければならず、メモそのものに時間がかかるからです。

たとえば「今日の会議はベンダさんも参加されるんですね。きっと初めて参画される方もいると思うので、名刺を忘れないようにしくださいね」という発言。このままメモすると59文字です。しかし箇条書きで以下のように書けば、16文字になります。 

・会議にベンダくる 
・初顔いる 
・名刺いる 

当然ですが、書く文字が減れば、それだけメモのスピードも早まります。 

ポイントは、意味的なまとまりで文を切ったうえで、「ですね」や「ぜひ～くださいね」など、話し言葉の言葉尻を書かないことです。無意識にやっている人がほとんどだとは思いますが、改めて見直すと無駄な言葉をメモしているときもあるので、いま一度意識してみてください。 
 
このように箇条書きで整理することは、思考力のトレーニングになります。 箇条書きでメモを書いていると、「要約しなきゃ」という意識が自然に働きます。

そして、「要約」はとても重要な思考の基礎スキルです。先ほど紹介した「余計な言葉を省く＝重要なワードだけ切り抜く」も、実は要約の第一歩。「いろいろコメントもらったけど、結局のところ結論はこう、その根拠はこの3つ」のような形で整理できるのがゴールです。

日頃のメモで「箇条書き＝要約しよう」を意識することで、常に思考力の筋トレをしているのと同じ効果が得られます。少し頭が疲れると思いますが、ぜひチャレンジしてみてください。

2. キーワードを明確にする 

箇条書きで要約する。無駄な言葉は取り除く。でもそれでは不十分です。雑多な単語が並んだ箇条書きのメモでは、やはり無駄な情報が多いからです。そのため次に答えるべき質問は、「残すべきキーワードはどう選べばいいのか？」です。  
 
意識すべきポイントは3つあります。 
 
・意思決定にまつわる発言 
・スローガン 
・数字や人名 
  
まず「意思決定にまつわる発言」は真っ先にメモしましょう。

たとえば会議の場合、どんなに場の意見が割れていようと、意思決定者の決断＝発言は、その会議の決定事項になります。上司からの指示の場合、「○○ってことになったから、××して」の「○○」の部分は、指示された仕事を進めるうえで守るべき前提条件です。これらは今後の自分の動き方の土台になる情報なので、書き逃さないようにしましょう。 
 
そして「スローガン」は、発言されたあとに場の多くの人が頷いたワード、その言葉によって場がまとまったワード、つまりは「上手な言い回し」を指します。

上手と思える言い回しは人によって違うので、「こうすればOK！」という方程式はありません。私の場合だと、たとえば「あの人は出会い頭にハイキックかましてくるタイプの人が好きだから、話すときはそんな感じで」と言われて、ああなるほどな、と思ったことがありました(「ハイキックをかます」とは、意図や狙いが明確で強いインパクトのある結論を伝える。という意味で使われていました) 。]]> https://www.njg.co.jp/column/column-27921/ Tue, 17 Jul 2018 07:30:34 +0000 https://www.njg.co.jp/?post_type=column&p=27921

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第4回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は、次々に降りかかる「突発的な依頼」の無駄を断捨離する方法について。

ちょっと手伝うつもりが、深夜残業に発展!?

仕事中に上司や同僚がやってきて「今1分だけ話してもいい？」と聞かれることは、ありませんか？　つい「はい」と答えてしまうと思うのですが、そういった話は往々にして1分では終わりません。 

単に話が長くなるという意味ではなく、「1分だけ」は多くの場合、 

・新しい仕事を頼みたい 
・手のかかる作業をお願いしたい 

など、質・量ともに大きめの仕事を依頼される「前兆」ということです。 
 
実際私も若手時代、上司からの「ちょっと1分だけ」を皮切りに、深夜残業に発展したことがありました。

1. 『NAEくんさ、ちょっと1分いい？』→「はい」
2. 『この提案書のこのページ、見た目の手直しをしてくれない？』→「承知しました（すぐできそうだな……）」
3. 「終わりました」→『ありがとう。あと追加でこんな資料もほしいんだよね。せっかくだから、この勢いで作ってもらえない？』→「え、まあ、はい……」
4. 「終わりました」→『ありがとう。ただ、もうちょい説得力がほしいね。ついでに関連しそうな事例をまとめておいてもらえる？』→「はい（断りにくい）……」
5. 「終わりました」→『別働隊がほかのページを作っているんだけど、デザインがばらばらでさ。全体の体裁の最終チェックも頼める？』→「はあ（もういいや）」

……結局、提案書の中身の作成から最後の仕上げまで、ほぼ全面的に巻き込まれてしまいました。もちろん手持ちの仕事は全部、残業へ後回し。 
 
あとでわかったことなのですが、頼みごとが上手な人は「小さなYes」の積み重ねを意識するそうです。 Yesと答え続けてもらいながら依頼内容を少しずつ大きくしていって、ゆくゆくは大きな仕事も快くYesと言ってもらう、というテクニックなのですが、当時の私はこれに見事に乗せられた形でした。 

今振り返ると、依頼の1つひとつをちゃんと精査し、手持ちのタスクを考えたうえで、できること・できないことの仕分けをしたり、受けるにしても受け方を考えたりすべきだったと思います。 
 
というわけで今回は、「1分だけ」から始まる突発的な依頼を断捨離してみたいと思います。 

「3+1個のW」で正当にゴネる  

ここでのポイントは、「3+1個のW」です。 断捨離したいからといって、むげにNoを言うと角が立ってしまいます。そこで、ロジックを通したうえで正当にゴネる方法をご紹介します。]]> https://www.njg.co.jp/column/column-27836/ Tue, 03 Jul 2018 07:30:33 +0000 https://www.njg.co.jp/?post_type=column&p=27836

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第3回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は、使い方を間違えると時間をとられてしまう「リマインド」の無駄を断捨離する方法について。

何度リマインドをかけても動いてくれない 

頼んだはずの作業が全く進んでいない。何度もリマインドをしても動いてくれない。そのせいで自分の作業に割ける時間がどんどん奪われ、やっと対応してくれたと思ったら締切3日前。自分が深夜残業にまみれるハメになってしまった……。 

仕事はチームプレイなので、誰かが動かなかったら全体がうまく回らないものです。とくに自分の前工程の人がタイムリーに対応を進めてくれないと、割を食うのは結局自分です。 
 
だからこそ適時適切なリマインドを試みるものの、「そんな事情なんて知らないよ」とばかりに、リマインドをスルーする困った人がいます。どれだけリマインドをくり返しても動いてくれず、リマインドの工数だけを吸い取っていく、「リマインド沼」とでも呼ぶべきものです。 

では、どうすればいいのでしょうか？ 
 
そこで今回は、タイプ別に動いてもらいやすいリマインドの方法を紹介します。 「無駄なリマインド」を断捨離して、仕事を依頼する側・される側とも効率的に動けるようにしていきましょう。

「ん？」タイプ――とりあえず返事だけで、動いてくれない 

「ん？　どういうことだ？」と依頼内容をよく理解していないのに、とりあえず「わかりました」と返してしまうタイプです。求められていることの中身がわかっていないゆえどう動けばいいかがわからず、そのまま時間が過ぎてしまうこのタイプは、再度リマインドしても、また「わかりました」と返事が返ってくるだけです。 
 
私の経験上、入社して間もない若手など、「最小限の指示を出せば想定した品質を満たすアウトプットを自分一人で作り上げられる（そのために必要な関係者とのコミュニケーションまで自分の判断で行える）」レベルに至っていない人に作業を頼むとこのパターンに陥ることが多いです。 
 
このようなタイプには、依頼する時点でアウトプット（依頼内容）と期限だけでなく、プロセス（作業内容）まで教えるなど、リマインドの際に細かく具体的に指示することが効果的です。 
 
たとえば、「明日の定例会議までに売上分析の資料を作ってください」と依頼するとします。それで動いてもらえなかったら、リマインドの際は「明日の定例会議までに、日別の売上推移のグラフ、昨年同月比、推移傾向と考えられる原因を2～3個箇条書きした資料を作ってください」と噛み砕いて伝えます。 

こう伝えれば、具体的な作業がイメージしやすいので、動いてもらいやすくなるでしょう（もちろん、最初からこのような依頼ができるならそれがベターです）。 
 
余談ですが、コンサルでは社内外問わず「アウトプットイメージ」を使います。アウトプットイメージとはいわゆる成果物の設計書にあたるものです。 パワポの場合の具体例を、運営ブログの記事「マジやめて！「よしなに」の意味を誤解した使い方が厄介すぎる」で紹介していますので、よかったら参考にしてください。

「は？」タイプ――自分のペースで仕事を進めて、後回しにされることも 

何かを頼んだとき、「は？　それ今すぐ必要？」といったフレーズが返ってくるタイプ。よく言えばマイペース、悪く言えば自分勝手とも言えるこのタイプは、手持ちの作業を、自分のペースでこなすことがなにより大事で、自分なりの優先度を重んじるあまり、新しい依頼を後回しにしてしまいます。 

そのため、本人のToDoリストに余裕があるならまだしも、そうでない場合は「締切を守る気がないモード」に入ってしまいます。いくらリマインドメールを送っても、無視を決め込むのです。 

私の経験上、このタイプは

• 「仕事より私生活」「仕事では無理しない」と割り切っている人（とくに40～50代） 
• 生き字引のような人（専門知識が仕事での提供価値の源泉になっているため、その人の対応タイミングで仕事の期限が決まる）

に多いように感じます。 
 
このようなタイプには、自分の依頼がないがしろにされたら誰がどう困るのか、実害を伝えるのが良いでしょう。言い方は悪いですが、「お前が動かないせいでこうなるんだが？」とプレッシャーを与え、依頼の重要性を実感してもらうのです。 
 
たとえば、「この案件の対応方針について、どのようなリスクがあるかアドバイスください」と依頼して無視されたとします。そのリマインドの際には

• 専門家の知見なしに突き進むと、手戻りして遅延する可能性が高まる
• お客様に的はずれな方針を言ってしまうと会社の信頼を損ねてしまう
• 対応を誤れば、炎上してプロジェクトメンバーが疲弊してしまう

など、仕事のQCD（Quality:品質、Cost:費用、Delivery:納期）や「誰がどうなる」を絡めて伝えてみるとよいでしょう。 
 
コンサルだと、社内向けコミュニケーションの場合、「なんでこれ終わってないの？　これじゃやろうとしていることが全然できないじゃん。ねえ、なんで？　なんで？」とストレートにプレッシャーをかける人もいます。 
 
対社外だともう少し言い方は柔らかくなりますが、「あなたの対応が課題＝進捗阻害要因になっている」「こんな実害が出ている」「対応をご相談したい」という伝え方をすることが多いです。

「あ！」タイプ――うっかり屋で依頼がなかったことに 

「あ！　忘れてた」と、全く悪意なく依頼したことを忘れてしまう「うっかり屋」がこのタイプ。依頼されたことをメモやToDoリストに書き残さず、記憶から抜けたタイミングで自然と「なかったこと」にしてしまうのです。 
 
ToDo管理くらいしろよ……と思うかもしれません。しかし、

• 目の前の仕事を高スピードでこなす瞬発力はある一方、記憶力に欠ける
• そもそもメモやタスク管理など、ビジネスの基本ができていない

という人が一定数いるのもまた事実です。本来はToDo管理の基本くらいは身につけておいてほしいものですが、直近の仕事をこなすためには、頼む側も対応を考えておく必要があるでしょう。 
 
 このタイプは、リマインドの方法やタイミングを工夫して、記憶をリフレッシュしてあげれば動いてくれることが多いです。 
 
たとえば、メールで依頼したならば、リマインドはチャットや口頭で行います。複数チャネルで伝えることで記憶定着率アップを狙うのです。また本人の余裕がありそうなタイミングでリマインドして、その場で依頼に着手してもらうのも有効です。 
 
ToDo管理を新卒時点で叩き込まれるコンサルであっても、社内でこのタイプと出会うことがあります。地頭力×集中力×瞬発力でひたすら目の前の仕事を超高速で処理していくタイプのコンサルです。

考えるのも早ければ手を動かすのも早いのですが、ToDoの取り漏らしがあったり手続きなどの仕事が苦手だったりするため、そういったコンサルが上司の場合、「上司のToDo管理とリマインド」が部下の最重要タスクになる……なんていう場合もあります。

一発で相手を動かして、リマインドを断捨離しよう 

本記事では、効率的なリマインドの方法をタイプ別に3つ、お伝えしました。

• 指示を細かくして理解度を上げる
• 対応しない場合の実害を伝え、重要性を実感させる
• チャネルやタイミングを工夫する

リマインドは本来的にはなくてもよいものです。相手が依頼どおりに動いてくれてさえすればがいいからです。実際には、依頼した相手がその時点で用件を正しく理解し、内容を忘れず、締切までにアウトプットを確実に出してくる……ということはめったにありません。 
 
だからこそ、それをカバーするためにリマインドは必要ではあるものの、単なる追加作業であることには変わりないので、できる限り効率化していきましょう。 
 
以上、「無駄なリマインドを断捨離する」というテーマで最前線からお送りしました。 

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第2回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。今回は、気軽にコミュニケーションの手段として使われている「チャット」の無駄を断捨離する方法について。

チャットしていたらいつのまにか30分……？

前回の連載記事「メール作成の無駄を断捨離する」では、チャットを活用すれば効率的にコミュニケーションをとれる、というお話をしました。

チャットなんて使ってるの……？　と思われる方もいるかもしれません。最近では社内に限らず、社外の人とチャットしながら仕事を進める企業も増えてきています。

実際私もこれまで、お客様の主催するグループチャットに参加したことがあります。またブログ運営で「NAE」として活動する際は、Slackというチャットサービスを使って企業の方とやりとりしています（本連載の編集担当の方とのやりとりも、ほぼすべてSlackです）。

そんな便利なチャットですが、チャットだからこそ発生する「無駄」があるのです。チャットは手軽であるがゆえ、メッセージのやりとりがかえって増えて、本来は話す必要のないことまで話してしまう傾向にあります。

たとえば、

・少しだけ確認の質問をするつもりが、意外と盛り上がって話し込んでしまう
・次々にくるチャットへの対応に時間が取られ、いつのまにか30分も経っていた

など、「チャットまみれ」に陥ってしまう人も少なくないようです。

今回はこのような、チャットだからこそ発生する無駄を断捨離していきましょう。

「チャット＝ミニ会議」と心得る

ポイントは、「チャット＝ミニ会議」と心得ることにあります。

時間と場所を同じくする普通の「会議」の場合、資料の準備や議論の進め方の整理など、事前にきちんと段取りを考えるでしょう。しかし「チャット」の場合、その気軽さゆえなにも事前準備せずにとりあえず話しかけることが許されてしまいます。これが「チャットまみれ」のそもそもの原因です。

そこでチャットをミニ会議ととらえれば、会議であれば当たり前に行っている事前準備のポイントをチャットに取り込めます。

とはいえチャットと会議は全く性質が異なるもの。会議の事前準備ポイントをそのまま当てはめてもうまくいきません。チャット用にアレンジが必要です。

そこで、私のまわりのコンサルタントの間で暗黙的にルール化され、よく行われているコツを3つ、お伝えします。

「Why/What」を明らかにする＆させる

チャットを始める前に、まず、会話の目的を明確にしましょう。ウィンドウに文字を打ち込む前に、「なぜ自分は今この会話をすべきなのか」「この会話によってなにを成し遂げたいのか」と自分に問いかけるのです。

これにより、

・チャットのゴールが明らかになり、不要な雑談チャットを抑制できる
・ゴールに一直線に向かうように意識が変わり、無駄なメッセージが減る

という効果が期待できます。

同じように、誰かからチャットで話しかけられたときも「この会話の目的・ゴールはなに？」と、それとなく問いかけましょう。

チャットは相手があるもの。自分から話しかけるときに加え、相手から話しかけられたときも「Why/What」を意識しなければ、「チャットまみれ」による無駄を断捨離しきれません。

]]> https://www.njg.co.jp/column/column-27435/ Tue, 05 Jun 2018 07:30:32 +0000 https://www.njg.co.jp/?post_type=column&p=27435

効率化マニアの外資系コンサルが教える！　無駄な時間をゼロにする「時間の断捨離」最前線<第１回>

現役外資系コンサルとして膨大な仕事を最少の時間でこなしつつ、月間10万PVブログ「NAEの仕事効率化ノート」も運営するNAEさんに、ビジネスの現場で役に立つ時短術のコツを教わります。初回は、毎日何通も作成する「メール」の無駄を断捨離する方法について。

メール作成にどのくらい時間がかかっていますか？ 

あなたは1日に何本メールを書きますか？　1本あたり、どのくらい時間をかけていますか？　1日のなかでメール作成にかける時間はどれほどでしょうか？

1通あたり3分かかるとして、10通だと30分、20通も書けば1時間メールを書いていることに。なかなかのボリュームです。この時間を、本来自分が行うべき仕事に振り分けられるとしたら、いかがでしょうか？

とくに相手が上司やお客様の場合、文の順番や言葉遣い、相手に配慮する言いまわしや「お作法」など、伝えるべき内容＝コンテンツと違うところで時間が食われてしまいがちです。 メール作成に時間をかけすぎるあまり、自分が本来行うべき仕事に時間が割けなくなるのは困りものでしょう。

たとえば以前、部下の新入社員がメールの末尾を「よろしくお願いいたします」と「よろしくお願い申し上げます」どちらにすべきか3分くらい悩んでいた……などということもありました。 

これは極端な例ですが、必要以上に形式にとらわれて発生する「余計な手間」をそのままにしていてはいけません。 メールはコミュニケーションのツールである以上、コンテンツをきちんと「伝える」ことが目的のはずです。

そこで今回は、メールの目的である「伝える」を踏まえて、メール作成にまつわる「無駄」を断捨離して時短する方法をご紹介します。 

そもそもメールが最適手段なのか見直す

メールを書く時間の無駄を減らしたければ、そもそもメールを書かなければ良いのです。つまり、さくっと口頭で話してしまいましょう。 

「当たり前じゃないか」と思うかもしれません。しかし、すぐそこに相手がいるのにメールを書く人は意外と多いもの。声に出しづらい話題ならまだしも、そこまで行って話せば1分で終わるような用件のために、3分もかけてメールを書くのは無駄以外の何物でもありません。

言った言わないの行き違いや認識のズレをなくすために証跡を残す必要があるなど、何らかの事情でメールが必要なのであれば、話し終わったあとに「念のためメールに残しますか？」と聞けば良いでしょう。それで「いらないよ」となれば、メールは書かなくても良いんですから。

また、チャットも積極的に活用しましょう。チャットでは、一連のやりとりのなかで文脈が引き継がれるので、無駄に背景を説明する必要が減ります。加えて、「お疲れさまです」「よろしくお願いいたします」などのあいさつを省略できるのも良い時短ポイントです。

メールでは、たとえ気心の知れた相手であっても「お疲れ様ですXXです。下記の件、承知いたしました。どうぞよろしくお願いいたします」と書きたくなるところが、チャットだと「了解です」の一言で済むのです。無駄な配慮や忖度がいらず、コミュニケーションのスピードがかなり上がります。

口頭やチャットを優先的に使えば、メール作成に3分や5分もかけずとも、1分で話が済むこともあります。

どうしてもメールという場合、作成時間短縮をはかる 

とはいえ、口頭やチャットでは済ませられない場合もあります。たとえば、相談事項の背景を含めて共有したい場合、どうしてもやりとりを記録に残したい場合、また聞きされたくないセンシティブな話題、社外の人とのやりとりなどです。

その場合は、次の2点からメール作成の効率化を考えましょう。 

• 書く量を減らす
• 時間あたりの入力量を増やす 

「書く量を減らす」方法には、たとえばあいさつなどの定型文は最低限におさえる、冗長な表現を排除して1文あたりの情報濃度を上げる、箇条書きを駆使して要点のみを書く、などがあります。

具体的な時短のテクニックは、著書『外資系コンサルは「無理難題」をこう解決します』の紹介記事でくわしく取り上げているので、参考にしてください。

次に「時間あたりの入力量を増やす」方法には、単純にタイピング速度を上げる、変換精度の高い日本語入力ソフトを使う、予測変換を用いてタイプ量を減らす、「辞書登録」を活用する、などがあります。

特に「辞書登録」は強力です。辞書登録とは、漢字変換の候補に出てくるリストに独自の文言を追加できる機能です。たとえば、「おつ」とタイプして変換キーを押したとき、「お疲れさまです、XXです。以上、よろしくお願いいたします」と一発で出てくるように設定しておけば、大幅に時短できます。

「書く量を減らす」「時間あたりの入力量を増やす」の2点を徹底すると、日報メールのように定期的に送るものであれば、メール1通あたり3分くらいは短縮できるはずです。

外資コンサルにとって、長文メールはご法度

私の身近にいる仕事の速い外資系コンサルほど、相手を問わずフットワーク軽く話しかけに行く傾向があります。

相手が上司、上司の上司、すこし関係の悪い隣のチームメンバー、初対面の人間、誰であろうとその場に行って口頭で話すことを厭いません。

これはチャットでも同じです。名前も顔も一致しない海外オフィスメンバーでも、ステータスがオンラインであればチャットですぐに話しかけます。

逆に、相手の状況を考慮して長文メールでも送ったときには、直後に相手から「これどういうこと？」とチャットが飛んでくることも多いです。そしてその場で音声でのオンライン会議が始まることもしばしば。そのほうが時短になると、お互いに理解しているからです。

先ほど紹介した辞書登録など、すぐにできる時短は「やっていて当たり前」として入社1年目で教え込まれます。「お疲れさまです」をそのまま文字入力していると、逆に怒られるくらいです。

短い時間で高い成果を求められる外資コンサルだからこそ、分単位、秒単位の時短を徹底しているのです。

コスパの高い「辞書登録」をいますぐはじめよう！

私個人としては「口頭やチャットに切り換える」をおすすめしたいのですが、メールは相手あってのものですし、組織文化など社内の事情で一度にいきなり全面的にチャット化するのは難しい場合もあります。

そのため、まずは自分だけでもできる「入力の高速化」に取り組んでみてはいかがでしょうか。特に「辞書登録」はコスパ(時間対効果)の高い方法なので、すぐやってみることをおすすめします。

手始めに、過去の自分のメールを見てみてください。よく使っている定型文や言い回し、ありませんか？　たとえば、「いつもお世話になっております」「○○社の□□です」「どうぞよろしくお願いいたします」といった表現です。それらを片っぱしから辞書登録していくだけでも、あなたのメール作成時間は3割くらい減らせるかもしれません。

運営しているブログの記事「PCでの日本語入力高速化のため辞書登録した単語一覧」にて、私が辞書登録している「よく使う言い回し」一覧を紹介しています。Google日本語入力をお使いの方なら一発でインポートできる辞書ファイルも配布していますので、ぜひご利用ください。

以上、「メール作成の無駄を断捨離する」というテーマで最前線からお送りしました。