新社会人の第一関門！　せっかく作った資料を紙くずにしないためには？できる人が絶対やらない資料のつくり方

資料は「伝える」だけではなく、「行動してもらう」ためにつくる

「資料作成は総合格闘技」

これは、外資系コンサルティングファームで、人材育成部門のリーダーとして5000人以上の指導を経験してきた清水久三子さんの言葉です。

ビジネスの場面における「資料」には、必要な情報の取捨選択や情報を論理的にまとめるロジカル・シンキング、作成から提出までのタイムマネジメントなど、想像以上に多岐にわたるスキルが必要とされます。

つまり「まとまっていればいい」というような学生時代のノリで取りかかると、資料を提出する相手の期待や、その資料を使うシーンにふさわしいものにならず、せっかくつくった資料が活用されることなく「紙くず同然」となってしまう可能性があるのです。

では、ビジネスシーンで求められる、良い資料とは一体どんなものでしょうか？

わかりやすい　――確かに大切です。
要旨が伝わる　――それも重要です。

しかし、情報が伝わっただけで、その先の相手のアクションにつながらなければ、その資料は意味がなかったといえます。

そう考えると、「良い資料」の定義は以下のようになります。

「誰に、どんな行動をとってもらいたいのか」が明確に伝わる資料

そう、ゴールは、資料を読んだ相手に「行動してもらうこと」です。

商品開発の企画書であれば、決裁者にその商品開発を進めることについて、GOサインをもらうことがゴールです。また、部署の経費削減の提案書であれば、メンバーに提案内容を実行してもらうことがゴールになります。

確かに「伝わること」も重要ですが、それだけでは不十分です。つくり手が意図した通りに、相手がアクションを起こして、はじめて「良い資料」と評価されることになるのです。このゴールを見失うと、なぜつくられたのかわからない、とんちんかんな資料になってしまいます。

相手の「行動」「理解」「感情」を書き出してみよう

でも、人を動かすって結構大変じゃない？

そんな声が聞こえてきそうです。いきなり「取引先を動かす資料をつくれ！」と言われても、難しいですよね。

そこで重要になるのが、こちらの意図した通りに相手に行動してもらうために、その資料の「目的」を整理してから作成をはじめることです。資料の「目的」を明確にするためには、以下のように考えるとわかりやすいと清水さんはいいます。

1、相手にどんな行動をとってもらいたいのか（行動）
2、そのために相手に何を理解してもらいたいのか（理解）
3、そのために相手をどのような心理状態にすべきか（感情）
（本書、12ページより）