始末書の書き方
始末書の書き方のポイントは7つ。
- 過ちを起こした事実や状況を書く
- 事故や過失の原因を説明する
- 相手に損害を与えたことを詫びる
- 反省と今後の決意を示す
- 慣用語を活用して書く
- 誠意を示すていねいな表現にする
- 「です・ます」体の文章にする
(『新版 他人に聞けない文書の書き方』 P.31-32より一部抜粋)
5の「慣用語を～」だけ少し補足すると、始末書はそもそも謝罪と経緯の説明に主眼が置かれた文書であり、「何について謝るのか」がケースによって違うため、実用レベルのテンプレート的なものはあまりありません。しかし、部分部分で定型的に用いるフレーズがありますので、それを使うとスムーズに書くことができます。
それでは、サンプルをもとに解説していきましょう。
まず、全体的な構成を見ると、(1)の段落で事の経緯を記載し、(2)で原因、(3)で謝罪、(4)で今後についてを述べています。また、定型的なフレーズが用いられているのはA～Eの箇所です。それぞれの定型フレーズと言い換えパターンをみると、下記のようになります。
A：どのような事態を引き起こしたのか。
会社に大きな損害を与えました／会社の信用を傷つけました などB：何が原因なのか
担当者の過失／不注意／未熟／知識不足／臨時にその業務に従事 などC：何について反省しているのか
部下への仕事の配分・配置／部下の研修・教育／担当者の指導・監督／部下の指導・管理D：今後どうするのか
十分な注意／常に十分に注意をいたし／厳重にチェックを行なう／管理システムを確立する などE：〆のフレーズ
寛大なご措置（処置）をお願い申し上げます／ご寛容のほど切にお願い申し上げます／いかなるご処置を受けても異議ありません など(『新版 他人に聞けない文書の書き方』p35-36より一部抜粋ののち編集)
