いよいよ始まる!「マイナンバー制度」最新情報

「マイナンバー制度」が、2016年1月、いよいよ開始されます。どの企業にも同制度への対応を求められているため、残された時間を考えると「待ったなし」の状況です。
この連載コラムでは、制度に詳しい専門家グループが、企業の実務担当者のみなさんに向けて、動き始めた制度の最新情報を全12回にわたって解説します。

【執筆:社会保険労務士法人 名南経営】
名南コンサルティングネットワーク(名古屋市)のメンバーファームの1つとして人事労務の分野で企業等を支援。社会保険労務士事務所としては全国でも有数の規模を誇る。
『マイナンバー制度の実務と業務フローがわかる本』(日本実業出版社)など著書多数。
詳細は下記「著者プロフィール」をご覧ください。

著者プロフィール

社会保険労務士法人 名南経営

名南コンサルティングネットワーク(名古屋市・グループスタッフ数426名〈2015年1月現在〉)のメンバーファームの1つとして、人事労務の分野で企業等を支援。社会保険労務士事務所としては、全国でも有数の規模を誇る。

主な得意分野は、コンサルティング(人事制度改革・就業規則整備・人事労務の業務改善・株式上場に伴う労務環境整備・マイナンバー導入環境整備等)、アドバイザリー(人事労務相談顧問・労働トラブル対応・労働基準監督署調査対応・海外人事労務等)、労務監査、人事労務アウトソーシング。

所属メンバーによる専門書籍は20冊を超え、専門誌への連載も多数。講演や企業内研修も年間100件を超えており、東海地区を中心に全国各地の企業等からの様々なニーズに対応している。情報発信も積極的に行なっており、WEBサイト「roumu.com」は人
事労務分野では業界トップレベルのアクセス数を誇り、メルマガやブログ等における企業の人事労務担当者の視点に合わせた最新情報の提供は好評。2015年6月現在のスタッフ数は25名(社会保険労務士登録者数9名、有資格者9名)。

住所 〒460-0003 愛知県名古屋市中区錦二丁目4番15号 ORE錦二丁目ビル5階
電話 052-229-0730
http://www.roumu.co.jp  http://www.roumu.com

マイナンバーの保管と廃棄について考える【連載 第11回】

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2016/02/15 07:42

photo by ra2 studio/fotolia photo by ra2 studio/fotolia

名南経営 presents ─vol.11─

従業員などのマイナンバーを、すでに回収し終わった企業も多いのではないでしょうか。最近では、「回収したマイナンバーをどうやって保管すればいいのか?」「マイナンバーはいつまで保管していればいいのか?」というご相談をよくいただきます。そこで今回は、マイナンバーの保管と廃棄について考えてみましょう。

そもそもマイナンバーが記載された「書類」の保存期間は?

マイナンバーは行政機関に提出する書類に記載することになりますが、その取扱いは刻々と変化しているのが実情で、前回の本コラムも書いたように、マイナンバーを記載しなければならない書類は徐々に減少していく予定です。

たとえば、マイナンバーを記載する書類の中で保存期間が最長(7年間)といわれていた所得税法関係の書類も、条件付きで記載省略が認められるようになりました。

少し前にマイナンバーの記載が省略できるとされた「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」に加えて、「配偶者特別控除申告書」「保険料控除申告書」「住宅借入特別控除申告書」についても「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載することによって、省略することが可能となりました。国税庁のホームページで確認できます。
国税庁ホームページ「源泉所得税関係に関するFAQ  Q1-9,Q1-10」(平成28年1月25日掲載)

マイナンバーは基本的にすべて7年間保存をしなければならない、といった情報がしばらく飛び交っていました。しかしこれは、前述した所得税法上の各種書類の法定保存期間が7年間であることからくる誤解であり、あらゆるマイナンバー情報を7年間保存しなければならないということではありません。

人事給与システムの対応

前述の誤解によって、人事給与システムにおいても退職者の情報を退職後7年間はデータを削除できないと考えている企業も少なくないようです。

人事給与データのすべてを退職後7年間保存しなければならないというルールは存在しません。従来どおりデータが不要になったら速やかに削除をする、というルールで運用してよいでしょう。

マイナンバーの廃棄

マイナンバーは番号法に明記された「限定的」な目的でのみ収集・使用・保管が可能とされているため、時期がきたら「廃棄」をしなければなりません。その廃棄にあたっては、紙の資料であればシュレッダーで裁断処分をすることになりますが、盲点となるのは、マイナンバーの管理等に使用していたパソコンの廃棄です。

企業によっては、データを削除した上で中古店に売却するといったケースもあるようですが、削除したデータを復元できるソフトが市販されており、誰でも入手可能なため注意が必要です。

パソコンの廃棄にあたっては、専門業者による粉砕処理を施し、粉砕をしたことを証する証明書を受領しておくとよいでしょう。

(次回は2月15日・月曜日に配信予定)


社労士法人名南経営 杉山さやか(縮小)【執筆者プロフィール】

社会保険労務士法人名南経営
杉山さやか(社会保険労務士)

愛知県出身。大学卒業後、出版社に勤務。求人企画を担当した際に、人事労務に興味を持ち、2010年に社会保険労務士試験合格。2011年に社会保険労務士法人名南経営へ入社。社会保険手続アウトソーシング業務を中心に、労務相談業務、給与計算、各種規程整備、調査対応等に従事。最近では、マイナンバーセミナー講師や、マイナンバー導入に向けての社会保険電子申請化支援等にも応じている。

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マイナンバー制度の従業員教育とリスク管理がわかる本

2016年1月以降のマイナンバーに関する実務を解説。運用面のわかりにくさによって現場が混乱している多くの企業にとって最大のキモといえる「従業員教育」と「情報漏えいを防ぐデータ管理法」を詳しく説明。各種規程や案内文の最新モデルも多数紹介。

著者:社会保険労務士法人 名南経営

価格:¥1,600-(税別)

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テキスト採用など、大量・一括購入に関するご質問・ご注文は、
弊社営業部(TEL:03-3268-5161)までお問い合わせください。

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マイナンバー制度の実務と業務フローがわかる本

2016年1月から本格的な運用が始まるマイナンバー制度の、業務フローと実務のポイントを、企業の総務・人事労務担当者の視点で解説。本書を手元に置いておくことで、マイナンバー制度を円滑に導入することができる。対応準備は、この1冊があればOK!

著者:社会保険労務士法人 名南経営

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